چرا باید حساب هایمان را ببندیم
در حسابداری، عملیات ثبت و کنترل حساب ها به بازه‌های زمانی مشخص تحت عنوان "دوره مالی" تقسیم می‌گردد. به این صورت که با شروع دوره مالی ثبت گردش‌های مالی به صورت مستمر در آن انجام می‌شود و با پایان هر دوره مالی، عملیات ثبت در آن دوره متوقف شده و دوره مالی بعد آغاز می شود.
در یک نرم افزار حسابداری نیز با تقسیم گردش های مالی و انبارداری به دوره های مشخص، علاوه بر کاهش حجم اطلاعات جاری، سود و زیان مجموعه در فواصل زمانی مشخص تعیین شده و عملکرد مالی مجموعه، به صورت دوره ای بررسی و تعیین تکلیف می‌گردد. در صورتی که کاربران نرم افزارهای حسابداری قادر به بستن و انتقال حساب‌ها به دوره بعد نباشند، علاوه بر مواجهه با مشکلاتی از جمله انباشت اطلاعات در گردش و احتمال آسیب به اطلاعات و افت سرعت سیستم، ممکن است بدون بررسی دوره‌ای عملکرد مجموعه، پس از مدتی با زیان انباشته شده‌ای مواجه شوند که در اثر عدم توجه به سیاست های مالی مجموعه به وجود آمده است. بنا بر این لازم است جهت انجام صحیح امور حسابداری، توانایی مدیریت دوره های مالی را نیز کسب نماییم.
قبل از هر چیز می بایست با چند اصطلاح در حسابداری آشنا شویم:
حساب های دائم: در حسابداری برخی سرفصل های حسابداری ماهیت دائمی دارند به این معنی که مانده آنها از سال مالی گذشته به سال مالی بعدی منتقل می شوند، مانند حساب بانک ها، صندوق و وجوه نقد، دارایی های ثابت، بدهکاران، بستانکاران و...نجات کسب و کار در دوران رکود اقتصادی
ترازنامه در نرم افزار حسابداری
حساب های موقت: سرفصل های حسابداری که مانده آن ها باید در ابتدای هر سال مالی صفر شوند و به عبارت دیگر نباید مانده آنها به سال مالی بعد منتقل شود را حساب های موقت می نامیم. این حساب ها معمولاً حساب های سود و زیانی بوده و مانده آنها در پایان سال طی یک سند با عنوان «بستن حساب های موقت» به سرفصل «سود و زیان» منتقل شده و مانده آنها صفر می شود. این سرفصل ها شامل: خرید، برگشت از خرید، تخفیفات خرید، فروش، برگشت از فروش، تخفیفات فروش، هزینه، درآمد و... می‌باشد.
سند افتتاحیه: سندی است که در ابتدای هر سال مالی به صورت دستی یا خودکار صادر و کلیه مانده های سرفصل ها را تعیین می نماید.
سند اختتامیه: سندی است که در انتهای هر سال مالی به صورت دستی یا خودکار صادر و کلیه مانده های سرفصل ها را صفر می نماید.
مراحل بستن و انتقال حساب ها در نرم افزار حسابداری
در هر نرم افزار حسابداری برای بستن حساب ها و انتقال مانده ها به دوره بعدی، می بایست 3 سند (شامل 2 سند در دوره مالی گذشته و یک سند در دوره مالی بعد) ثبت گردد. به این صورت که ابتدا در دوره مالی گذشته، یک سند حسابداری با عنوان بستن حساب های موقت ثبت می نماییم و همه حساب های موقت را همراه با مانده آن ها به گونه ای به سند اضافه می کنیم که مانده تمام این سرفصل ها صفر شود.
به عنوان مثال اگر مانده هزینه بیمه در سال گذشته 500000 ریال بوده است، سرفصل هزینه بیمه را به همان مبلغ در سند یاد شده بستانکار می نماییم تا مانده آن صفر شود. در طرف مقابل، سرفصل سود و زیان را به میزان 500000 ریال بدهکار می نماییم تا سند بستن حساب های موقت تراز گردد.
پس از بستن حساب‌های موقت در سال گذشته، می‌بایست حساب‌های دائمی را در سندی تحت عنوان سند اختتامیه ببندیم. به این شکل که همانند سند قبل، تمام حساب‌ها را به میزان مخالف با مانده شان، بدهکار/ بستانکار می‌کنیم تا مانده این حساب‌ها نیز صفر شود. با این تفاوت که در طرف مقابل این حساب ها سرفصل تراز اختتامیه جهت تراز کردن سند اختتامیه، بدهکار یا بستانکار می‌شود تا سند اختتامیه تراز گردد. به این ترتیب در دوره مالی گذشته، مانده کلیه حساب‌ها صفر شده و به اصلاح بسته می‌شوند.
آخرین سندی که می‌بایست برای انتقال حساب ها به دوره مالی جدید ثبت گردد، سند افتتاحیه دوره بعد می‌باشد. سرفصل های موجود در این سند دقیقا سرفصل های شرکت کننده در سند اختتامیه دوره قبل هستند (حساب های دائمی) و به میزان مانده دوره قبل بدهکار/ بستانکار می‌شوند. با این تفاوت که به جای تراز اختتامیه، از تراز افتتاحیه برای تراز کردن سند افتتاحیه استفاده می‌نماییم. به این ترتیب تمامی سرفصل های دائمی همراه با مانده حساب هایشان به دوره مالی جدید منتقل می‌شوند.
بستن و انتقال حساب ها در نرم افزار حسابداری به شیوه ای آسان
در صورتی که از یک نرم افزار حسابداری استاندارد بهره می‌برید، می‌توانید این وظیفه مهم و حساس را به این نرم افزار بسپارید. در نرم افزار حسابداری کاوش نیز می‌توانید با انجام عملیات بستن و انتقال حساب به صورت کاملا خودکار و با دقت بالا، کلیه حساب‌های موقت را بسته و حساب‌های دائمی را به دوره بعد منتقل نمایید. جهت آشنایی با شیوه انجام آسان این فرایند می‌توانید به صفحه آموزش بستن و انتقال حساب ها در نرم افزار حسابداری کاوش مراجعه نمایید.
همچنین کاربران محترم نرم افزارهای حسابداری کاوش می‌توانند از خدمات رایگان این شرکت در فرایند بستن و انتقال حساب ها بهره مند شده و در هر مرحله با بهره گیری از مشاوره کارشناسان نرم افزار حسابداری کاوش حساب‌های خود را با اطمینان و راحتی هرچه بیش‌تر به دوره بعد منتقل نمایند.