بستن حساب‌ های مالی، به معنای اختتام دوره مالی و صفر کردن مانده هر حساب است. این اقدام به هر سازمان این امکان را می‌دهد تا صورت‌های مالی خود را برای انتهای سال آماده کند و با استفاده از آن، اطلاعات دقیق‌تری درباره عملکرد شرکت خود را دریافت کند. در این مقاله، تصمیم به آموزش روش‌های بستن حساب‌ های مالی در حسابداری گرفته شده است.

در کدام شرایط نیاز به انجام عملیات بستن حساب‌های مالی می‌باشد؟

بستن حساب‌ها در حوزه حسابداری می‌تواند در پایان سال مالی یا در مراحل مختلف دوره مالی رخ دهد. در این بخش از مقاله، ما قصد داریم توضیح دهیم چگونه عملیات بستن حساب‌ها در پایان سال مالی و طول دوره مالی اتفاق می‌افتد.

بستن حساب‌ ها طی دوره مالی

بستن حساب های مالی در طی دوره مالی را با ذکر مثال برای شما توضیح داده ایم. به عنوان مثال، برخی از مشتریان ممکن است به دلایلی از قبیل عدم پرداخت بدهی، قطع همکاری با شرکت یا ارائه تخفیف برای تسویه مانده حساب خود، در طول سال مالی، حساب خود را ببندند. به عبارت دیگر، میزان بدهی آن ها به مطالبات سوخته شده و یا به سرفصل مرتبط با آن انتقال می‌یابد. به عنوان مثال، آقای احمدی (یکی از مشتریان شرکت) که مبلغ 2.000.000 ریال به شرکت بدهکار است، این مبلغ به عنوان تخفیف در نظر گرفته شده و حساب او بسته می‌شود. ثبت حسابداری مرتبط با این واقعه به شرح زیر است:
بدهکاربستانکار
تخفیفات فروش2/000/000
حساب های دریافتی تجاری/آقای احمدی2/000/000

پایان دوره مالی و انجام عملیات بستن حساب‌ها

پایان دوره مالی
انجام این فرآیند، که جزئیات و پیچیدگی بیشتری نسبت به بستن حساب‌ های مالی در طول دوره مالی دارد، برای تعیین سود و زیان دوره مالی، انتقال موارد حسابی به دوره مالی بعدی، و ارائه سند افتتاحیه صورت می‌گیرد.
مطالعه بیشتر: پایان سال مالی چیست؟

بستن حساب های موقت، دائم و مخلوط

به منظور به پایان رساندن دوره مالی، عملیات بستن حساب‌ های مالی شامل حساب‌های موقت (سود و زیانی)، حساب‌های مخلوط و حساب‌های دائمی (ترازنامه‌ای) می‌شود. در این فرآیند برای بستن حساب‌های پایان سال، ابتدا باید مانده تمام حساب‌های موقت با یک حساب دائمی یکپارچه شود. مانده تمام حساب‌های دائمی بسته شده سپس به عنوان افتتاحیه به دوره مالی بعدی منتقل می‌شود.

بستن حساب های موقت

بعضی از حساب‌های این گروه که مرتبط به درآمد و هزینه‌ها هستند، شامل حساب فروش، حقوق و دستمزد، هزینه‌های آب، هزینه‌های تلفن و … می‌شوند. حساب‌ها در پایان دوره مالی بسته می‌شوند و عملیات بستن حساب‌های موقت بر روی آن ها صورت می‌گیرد، به طور مستقیم به سال بعد منتقل نمی‌شوند.

بستن حساب های مخلوط

یکی از عملیات بستن حساب‌ های مالی، بستن حساب های مخلوط است. از جمله این نوع حساب‌ها، می‌توان به پیش‌پرداخت اجاره و پیش‌دریافت درآمد اشاره کرد، که دو قسمت موقت و دائمی را شامل می‌شوند. در پایان دوره مالی، یک بخش از این موارد به عنوان حساب موقت به حساب هزینه تلقی می‌شود و بخش دیگر آن به عنوان حساب دائمی به دوره مالی بعدی منتقل می‌گردد.

بستن حساب‌های دائمی

از دیگر عملیات بستن حساب‌ های مالی، حساب های دائمی است. بعضی از حساب‌های این دسته که به دارایی، بدهی، و حقوق صاحبان سهام مرتبط هستند، شامل مواردی همچون موجودی نقد و بانک، حساب‌های دریافتنی تجاری، سرمایه، و … می‌شوند. مانده این حساب‌ها در پایان دوره مالی بسته می‌شود و به صورت مستقیم به دوره مالی بعد انتقال پیدا می‌کند.

ثبت بستن حساب‌ های موقت در پایان سال

ثبت بستن حساب‌ های موقت در پایان سال
برای انجام عملیات بستن حساب‌ های مالی موقت، از یک حساب واسط به نام “خلاصه سود و زیان” بهره گرفته می‌شود. برای اجرای عملیات ثبت بستن حساب‌های موقت، باید مراحل زیر را دنبال کنید:

1. بستن حساب درآمد یا فروش

مانده حساب درآمد/فروش به مقدار بدهکار بسته شده و همان مقدار به حساب خلاصه سود و زیان بستانکار می‌گردد.
بدهکاربستانکار
درآمد/فروش****
خلاصه سود و زیان****

2-بستن حساب هزینه

جمع کل هزینه‌ها خلاصه سود و زیان بدهکار و همچنین هزینه‌ها بستانکار می‌گردد.
بدهکاربستانکار
خلاصه سود و زیان****
هزینه حقوق و دستمزد****
هزینه اجاره****
هزینه تعمیر و نگهداری****

3-بستن حساب خلاصه سود و زیان

بعد از اجرای دو مرحله ذکر شده، مانده حساب خلاصه سود و زیان باید به حساب “سود (زیان) انباشته” منتقل گردد.
نکته ۱: در برخی منابع کتابی و وب‌سایت‌ها آمده است که مانده حساب خلاصه سود و زیان به صورت مستقیم به حساب سرمایه متصل می‌شود.
در این مورد به یاد داشته باشید که مانده حساب خلاصه سود و زیان مستقیما به حساب “سود (زیان) انباشته” متصل می‌شود و دلیل این اقدام نیاز به گزارش دقیق میزان سود یا زیان در هر سال و همچنین الزامات ثبت صورت‌جلسه مجمع شرکت یا واحد اقتصادی در دفتر ثبت شرکت‌ها به منظور اعمال تغییرات در سرمایه است. بدون انجام این مراحل قانونی، امکان ثبت گردش در حساب سرمایه وجود ندارد.
نکته ۲: مانده بستانکار حساب خلاصه سود و زیان نمایانگر سود حاصل شده در سال مالی است، در حالی که مانده بدهکار نشان‌دهنده میزان زیان در این دوره مالی می‌باشد.
عملیات ثبت بستن حساب های مالی خلاصه سود و زیان با فرض مانده بستانکار، به این صورت است که حساب خلاصه سود و زیان بدهکار و حساب “سود (زیان) انباشته” بستانکار می‌شود.
بدهکاربستانکار
خلاصه سود و زیان****
سود و زیان انباشته****

بستن حساب های مالی خلاصه سود و زیان در قرارداد برای ارزیابی سودآوری پروژه و عملکرد مالی کلی بسیار مهم است. به پیمانکاران بینشی در مورد درآمد، هزینه ها و در نهایت موفقیت یا کاستی های پروژه هایشان می دهد و امکان تصمیم گیری آگاهانه و برنامه ریزی استراتژیک برای تلاش های آینده را فراهم می کند.

مطالعه بیشتر: آموزش بستن حساب مالی در حسابداری پیمانکاری

4-بستن حساب دائمی در پایان سال

بستن حساب دائمی در پایان سال
قبل از انجام عملیات بستن حساب‌ های مالی دائمی (صدور سند اختتامیه)، لازم است که مراحل شناسایی و ثبت ذخیره مالیات، اندوخته قانونی و سایر موارد را نیز انجام دهید. روش اجرای هر یک از این مراحل به این صورت است:

روش محاسبه میزان مالیات

بستن حساب های مالی در روش محاسبه میزان مالیات به این صورت است که با توجه به مفاد قانون مالیات‌های مستقیم، نرخ مالیات عملکرد معادل ۲۵٪ از سود خالص است. پیش از محاسبه ذخیره مالیات عملکرد، لازم است با در نظر گرفتن این قانون، مقادیری از جمله درآمدهای معاف از مالیات و همچنین هزینه‌های مرتبط با درآمدهای معاف، از میزان سود کم شده و سایر موارد نیز به درستی محاسبه شوند.
تصور کنید که سود سال مربوطه به میزان ۳۰۰.۰۰۰.۰۰۰ ریال است و محاسبه و ثبت حسابداری مالیات متعلقه به این سود به شرح زیر انجام می‌شود:
75/000/000=25%×300/000/000
بدهکاربستانکار
سود(زیان) انباشته75/000/000
ذخیره مالیات عملکرد75/000/000
نکته: مقدار ذخیره در نظر گرفته شده به صورت تقریبی است و مبلغ دقیق آن پس از بررسی اسناد و مدارک توسط سازمان امور مالیاتی مشخص می‌شود.

راه های محاسبه اندوخته قانونی

مطابق تغییرات اعمال شده در ماده ۱۴۰ قانون تجارت، اندوخته قانونی به عنوان بخشی از سود خالص هر سال محسوب می‌شود و باید مطابق قوانین مذکور حداقل ۵٪ از سود شرکت به عنوان این اندوخته در نظر گرفته شود. این مقدار هر سال با هدف رسیدن به ۱۰٪ از سرمایه شرکت ذخیره می‌شود. پس از رسیدن به این میزان، ذخیره کردن مقدار بیشتر اختیاری بوده و الزامی نمی‌باشد.
نکته: براساس تغییرات اعمال شده در ماده ۲۳۸ اصلاحیه قانون تجارت، محاسبه اندوخته قانونی به مبنای سود خالص پس از در نظر گرفتن زیان‌های انباشته در سال‌های گذشته صورت می‌گیرد. در صورتی که شرکت زیان انباشته (سنواتی) داشته باشد، نه تنها رقم سود خالص سال جاری برای محاسبه اندوخته قانونی به کار نمی‌رود، بلکه لازم است مبلغ زیان‌های سنواتی از سود خالص سال جاری کم شده و یک بیستم مازاد محاسبه شده، به عنوان اندوخته قانونی مدنظر قرار گیرد.

راه های محاسبه سایر اندوخته‌ها

در نظر گرفتن دیگر اندوخته‌ها مانند اندوخته عمومی و اندوخته احتیاطی اختیاری، به تصمیم هیات مدیره و با توجه به سود خالص اجرا می‌شود. این اندوخته‌ها همچنین با توجه به تصمیمات هیات مدیره و از میان سود خالص، محاسبه و در نظر گرفته می‌شوند.

ثبت سند اختتامیه/افتتاحیه

با در نظر گرفتن سود 300.000.000 ریالی در مثال پیشین و میزان اندوخته قانونی معادل ۵% سود خالص و اندوخته احتیاطی معادل ۱۰% سود خالص ثبت حسابداری مربوطه به شرح زیر است:
بدهکاربستانکار
سود(زیان) انباشته45/000/000
اندوخته قانونی15/000/000
اندوخته احتیاطی30/000/000
نکته: پایه محاسبه اندوخته‌ها، مقدار سود خالص قبل از کسر مالیات ذخیره شده است.
مانده حساب‌ها به همراه دیگر حساب‌های دائمی، مستقیماً به دوره مالی بعد انتقال می‌یابد. این انتقال با استفاده از حساب “تراز اختتامیه” صورت می‌گیرد. در این روش، ابتدا تمام حساب‌های دائمی با مانده بستانکار به حساب تراز اختتامیه بدهکار می‌شوند و سپس مانده آن حساب بدهکار را به تسویه حساب‌های با مانده بدهکار منتقل می‌کنیم و تمام حساب‌های با مانده بدهکار را به حساب تراز اختتامیه بستانکار می‌کنیم.
بدهکاربستانکار
سرمایه****
اندوخته قانونی****
اندوخته احتیاطی****
سود (زیان) انباشته****
حساب های پرداختنی تجاری****
سایر حساب های پرداختنی****
ذخیره مالیات****
ذخیره استهلاک****
تراز اختتامیه****

در سال مالی جدید، سند افتتاحیه به چه صورت ثبت می‌شود؟

در آغاز سال مالی جدید، باید سند افتتاحیه را ثبت کنیم که این فرآیند دقیقاً مخالف بستن حساب‌های دائمی در پایان سال است. با این تفاوت که به جای استفاده از حساب “تراز اختتامیه”، از حساب “تراز افتتاحیه” استفاده می‌شود. با توجه به گردش برابر حساب‌های بدهکار و بستانکار در سند اختتامیه و افتتاحیه، حساب “تراز اختتامیه” در پایان دوره مالی و حساب “تراز افتتاحیه” در ابتدای دوره مالی ایجاد می‌شوند و در همان زمان هم بسته می‌شوند. البته، استفاده اجباری از این سرفصل‌ها لازم نیست و می‌توان در زمان بستن حساب‌ های مالی در پایان دوره مالی، تمام حساب‌های بستانکار را بدهکار نمود و در معادل، تمام حساب‌های بدهکار را بستانکار کرد.

اهمیت بستن حساب های مالی در مشاغل پیمانکاری

بستن حساب‌ های مالی در زمینه پیمانکاری، نقطه اوج دوره‌های مالی است و از گزارش‌دهی مالی دقیق و ارزیابی عملکرد اطمینان حاصل می‌کند. این روش به کسب و کارها این امکان را می دهد که صورت های مالی را تهیه کنند و تصویری دقیق از سلامت مالی خود در پایان هر دوره حسابداری ارائه دهند. با به صفر رساندن موجودی حساب، پیمانکاران بینشی در مورد سودآوری، هزینه ها و جریان درآمد پروژه خود به دست می آورند.

چنین ثبت دقیقی به فرآیندهای بودجه ریزی، پیش بینی و تصمیم گیری در شرکت های پیمانکاری کمک می کند. علاوه بر این، انطباق با استانداردهای نظارتی را تسهیل و شفافیت در معاملات مالی را تقویت می کند. به طور خلاصه، بستن حساب های مالی در قراردادها برای برنامه ریزی استراتژیک و حفظ یکپارچگی مالی ضروری است.

مطالعه بیشتر: دریافت دموی رایگان نرم افزار حسابداری پیمانکاری

آموزش بستن حساب های مالی در نرم افزار حسابداری کاوش فردا

در حسابداری، عملیات ثبت و کنترل حساب ها به بازه‌های زمانی مشخص تحت عنوان “دوره مالی” تقسیم می‌گردد. به این صورت که با شروع دوره مالی ثبت گردش‌های مالی به صورت مستمر در آن انجام می‌شود و با پایان هر دوره مالی، عملیات ثبت در آن دوره متوقف شده و دوره مالی بعد آغاز می شود.

در یک نرم افزار حسابداری نیز با تقسیم گردش های مالی و انبارداری به دوره های مشخص، علاوه بر کاهش حجم اطلاعات جاری، سود و زیان مجموعه در فواصل زمانی مشخص تعیین شده و عملکرد مالی مجموعه، به صورت دوره ای بررسی و تعیین تکلیف می‌گردد. در صورتی که کاربران نرم افزارهای حسابداری قادر به بستن و انتقال حساب‌ها به دوره بعد نباشند، علاوه بر مواجهه با مشکلاتی از جمله انباشت اطلاعات در گردش و احتمال آسیب به اطلاعات و افت سرعت سیستم، ممکن است بدون بررسی دوره‌ای عملکرد مجموعه، پس از مدتی با زیان انباشته شده‌ای مواجه شوند که در اثر عدم توجه به سیاست های مالی مجموعه به وجود آمده است. بنا بر این لازم است جهت انجام صحیح امور حسابداری، توانایی مدیریت دوره های مالی را نیز کسب نماییم.

قبل از هر چیز می بایست با چند اصطلاح در حسابداری آشنا شویم:

حساب های دائم: در حسابداری برخی سرفصل های حسابداری ماهیت دائمی دارند به این معنی که مانده آن‌ها از سال مالی گذشته به سال مالی بعدی منتقل می شوند، مانند حساب بانک ها، صندوق و وجوه نقد، دارایی های ثابت، بدهکاران، بستانکاران و…

حساب های موقت: سرفصل های حسابداری که مانده آن ها باید در ابتدای هر سال مالی صفر شوند و به عبارت دیگر نباید مانده آنها به سال مالی بعد منتقل شود را حساب های موقت می نامیم. این حساب ها معمولاً حساب های سود و زیانی بوده و مانده آنها در پایان سال طی یک سند با عنوان «بستن حساب های موقت» به سرفصل «سود و زیان» منتقل شده و مانده آنها صفر می شود. این سرفصل ها شامل: خرید، برگشت از خرید، تخفیفات خرید، فروش، برگشت از فروش، تخفیفات فروش، هزینه، درآمد و… می‌باشد.

سند افتتاحیه: سندی است که در ابتدای هر سال مالی به صورت دستی یا خودکار صادر و کلیه مانده های سرفصل ها را تعیین می نماید.

سند اختتامیه: سندی است که در انتهای هر سال مالی به صورت دستی یا خودکار صادر و کلیه مانده های سرفصل ها را صفر می نماید.

مراحل بستن و انتقال حساب ها در نرم افزار حسابداری

در هر نرم افزار حسابداری برای بستن حساب های مالی و انتقال مانده ها به دوره بعدی، می بایست ۳ سند (شامل ۲ سند در دوره مالی گذشته و یک سند در دوره مالی بعد) ثبت گردد. به این صورت که ابتدا در دوره مالی گذشته، یک سند حسابداری با عنوان بستن حساب های موقت ثبت می نماییم و همه حساب های موقت را همراه با مانده آن ها به گونه ای به سند اضافه می کنیم که مانده تمام این سرفصل ها صفر شود.

به عنوان مثال اگر مانده هزینه بیمه در سال گذشته ۵۰۰۰۰۰ ریال بوده است، سرفصل هزینه بیمه را به همان مبلغ در سند یاد شده بستانکار می نماییم تا مانده آن صفر شود. در طرف مقابل، سرفصل سود و زیان را به میزان ۵۰۰۰۰۰ ریال بدهکار می نماییم تا سند بستن حساب های موقت تراز گردد.

مراحل بستن و انتقال حساب ها در نرم افزار حسابداری

پس از بستن حساب‌ های مالی موقت در سال گذشته، می‌بایست حساب‌های دائمی را در سندی تحت عنوان سند اختتامیه ببندیم. به این شکل که همانند سند قبل، تمام حساب‌ها را به میزان مخالف با مانده شان، بدهکار/ بستانکار می‌کنیم تا مانده این حساب‌ها نیز صفر شود. با این تفاوت که در طرف مقابل این حساب ها سرفصل تراز اختتامیه جهت تراز کردن سند اختتامیه، بدهکار یا بستانکار می‌شود تا سند اختتامیه تراز گردد. به این ترتیب در دوره مالی گذشته، مانده کلیه حساب‌ها صفر شده و به اصلاح بسته می‌شوند.

آخرین سندی که می‌بایست برای انتقال حساب ها به دوره مالی جدید ثبت گردد، سند افتتاحیه دوره بعد می‌باشد. سرفصل های موجود در این سند دقیقا سرفصل های شرکت کننده در سند اختتامیه دوره قبل هستند (حساب های دائمی) و به میزان مانده دوره قبل بدهکار/ بستانکار می‌شوند. با این تفاوت که به جای تراز اختتامیه، از تراز افتتاحیه برای تراز کردن سند افتتاحیه استفاده می‌نماییم. به این ترتیب تمامی سرفصل های دائمی همراه با مانده حساب هایشان به دوره مالی جدید منتقل می‌شوند.

بستن و انتقال حساب ها در نرم افزار حسابداری به شیوه ای آسان

در صورتی که از یک نرم افزار حسابداری استاندارد بهره می‌برید، می‌توانید این وظیفه مهم و حساس را به این نرم افزار بسپارید. در نرم افزار حسابداری کاوش نیز می‌توانید با انجام عملیات بستن و انتقال حساب به صورت کاملا خودکار و با دقت بالا، کلیه حساب‌های موقت را بسته و حساب‌های دائمی را به دوره بعد منتقل نمایید. جهت آشنایی با شیوه انجام آسان این فرایند می‌توانید به صفحه آموزش بستن و انتقال حساب ها در نرم افزار حسابداری کاوش مراجعه نمایید.

همچنین کاربران محترم نرم افزارهای حسابداری کاوش می‌توانند از خدمات رایگان این شرکت در فرایند انتقال و بستن حساب های مالی بهره مند شده و در هر مرحله با بهره گیری از مشاوره کارشناسان نرم افزار حسابداری کاوش حساب‌های خود را با اطمینان و راحتی هرچه بیش‌تر به دوره بعد منتقل نمایند.