بسیاری از مدیران برای یک سری از اهداف مشخص شده در ذهن خود، اقدام به ایجاد واحد حسابداری و کلیه زیرساخت‌های مورد نیاز این واحد تجاری می‌کنند، که پس از طی کردن مراحل آن از جمله تهیه سخت افزارها و نرم افزارهای مورد نیاز و البته طی کردن مراحل استخدام نیروی انسانی گاها تازه کار و یا حرفه‌ای، درصدد آن هستند که خیلی فوری جواب نیازهای خود را بگیرند. از اصلی‌ترین مشکلات و دغدغه‌های مدیران، نداشتن نظم در انجام امور و آشفتگی‌های مالی است که این، خود به تنهایی باعث ایجاد مشکلات آشکار و پنهانی برای مدیران می‌شود. حال آنکه اکثر مدیران به تصور داشتن یک واحد مالی و حسابداری، خواهان از بین رفتن کلیه مشکلاتشان هستند. در اینجا لازم است توضیح دهم که منظور از مدیران، آن دسته از افرادی است که به نحوی مدیر و مالک یک کسب و کار هستند و شاید دانش مدیریت به صورت آکادمیک و حرفه ای ندارند و حرفه اصلی آنها مدیریت نیست، بلکه به صورت تجربی صاحب کسب و کاری شده‌اند.
مطالعه بیشتر: بررسی امکانات نرم افزارهای حسابداری کاوش
از مشکلات مطرح شده برای مدیران مذکور می‌توان به موارد ذیل اشاره کرد:
- - عدم اطلاع از مانده حساب بدهکاران و بستانکاران
- - عدم اطلاع از مبلغ و تاریخ سررسید کلیه اسناد دریافتی و پرداختی
- - نداشتن اسناد و مدارک مثبت مالی
- - عدم اطلاع از قوانین بسیار مهم سازمانها و ارگانهای دولتی مثل اداره امور مالیاتی و سازمان تامین اجتماعی
- - داشتن اختلاف حساب فاحش با مشتریان و تامین‌کنندگان خود و نداشتن اطلاع دقیق از موجودی انبار
اصولا حسابداران برای ایجاد نظم و شناسایی کلیه حرکات اداری و مالی یک کسب و کار، نقش آفرینی می‌کنند. همچنین نظم دادن به امور و ثبت و ضبط کلیه تراکنشات مالی از اولین وظایف آنها است. پس اگر به این اصل به صورت حرفه‌ای عمل شود، قطعا بسیاری از معضلات و مشکلات یک سازمان رفع و یا شناسایی می‌شود، که قدم بسیار ارزشمندی برای سازمان محسوب می‌شود. حال فرض کنیم یک کسب و کار، با داشتن مدیریت مالکانه و ایجاد یک سیستم مالی و اداری مناسب توانسته به اولین معضلات یک مدیر که همان آشفتگی مالی و اداری است پاسخ دهد. در پایان سال مالی اگر نرم افزار حسابداری کلیه حسابها را به شیوه صحیح نگهداری کرده باشد و اگر گزارشات مالی دقیق و قابل اتکایی به مدیرخود داده باشد، اولین سوال مدیران چیست؟
در اینجا باید دوباره تاکید کنم که مدیران مد نظر ما آن دسته از عزیزانی هستند که غالبا اطلاعات جامعی از دانش نرم افزار حسابداری ندارند.
اولین سوال این است که این گزارش چیست؟
حال اگر گزارش سود و زیان در دست باشد با یک نگاه خیلی مشکوک و مختصر به عدد انتهایی گزارش مذکور و شنیدن رقم سود خالص (درصورت داشتن سود) بزرگ‌ترین سوال و شاید مشهورترین سوال مطرح می شود این است: - «پس پول‌ها کجاست؟»
در این قسمت از مقاله روی صحبتم با حسابداران است. در جامعه فعلی ما، این که همه با هم به تمام خواسته‌های قلبی خود برسیم غیر ممکن است. منظور اصلی این است که چنانچه حسابداران با این گونه سوالات مواجهه می‌شوند جای ناراحتی و عصبانیت ندارد. ذات ساختاری مدیران و صاحبان مشاغل جامعه امروزه ما اینگونه است. اگر حسابدار کم‌تجربه و یا تازه‌کاری باشید، در مرحله اول از شنیدن این سوال شوکه می‌شوید و کاملا رشته افکار خود را از دست می‌دهید که این چه سوالی است؟ (پس پول ها کجاست؟) پس از اندکی خلاصی از این پرسش، به دنبال جواب می‌گردید؟ اما هر چه سعی می‌کنید جواب مشخص و واضح و شفافی نمی‌یابید. مشکل کجاست؟
حال اگر نرم افزار حسابداری با تجربه و حرفه‌ای باشید، قبلا خود را آماده چنین سوالاتی کرده‌اید و قطعا جواب‌های شفاف، دقیق و مشخصی دارید که به دور از الفاظ تخصصی و نزدیک به زبان عامیانه می‌توانید مدیر خود را کاملا مجاب و قانع کنید. پا را فراتر می گذاریم. مدیران حرفه‌ای کسب و کارها دائما از حسابداران خود درخواست گزارشات متعدد دارند. بهتر بگویم یکی از نشانه‌های مدیران حرفه‌ای درخواست‌های متعدد و منظم و مختلف گزارشات مالی است. و اگر کمی جلوتر برویم تنها به دریافت یک گزارش بسنده نمی‌کنند. آنان خواستار تحلیل و مقایسه گزارشات مالی هستند تا بدانند که کسب و کارشان به کدام سمت و سو می‌رود. آیا از پیش‌بینی‌هایی که در گذشته داشته‌اند تبعیت کرده و یا انحراف دارد؟ آیا می‌توانند دوباره برای مدت زمان مشخصی در آینده پیش‌بینی کنند؟
این موارد و سوالاتی که مطرح شد، در اصل باید دغدغه اصلی یک مدیر مالی باشد. به عبارتی، چنانچه نرم افزار حسابداری در ذهن خود اینگونه سوالات را مطرح کرده باشد، نشان از قدم گذاشتن او به جرگه مدیران مالی دارد. اصولا از اولین و مهمترین وظایف حسابداران حرفه‌ای -و یا بهتر بگویم- مدیران مالی این است که به تحلیل و مقایسه انواع مختلف بخش‌های گزارشات مالی بپردازند، تا هم در جهت پیش‌بینی اوضاع مالی واحد تجاری کمک کنند و هم کلیه امور جاری شرکت را تحت کنترل خود داشته باشند. در مقالات بعدی به انواع تحلیل گزارشات مالی اشاره خواهد شد.
مجموعه نرم افزارهای حسابداری کاوش فردا ، به منظور توانمندسازی کسب و کارهای مختلف و رفع دغدغه های مالی و مدیریتی آنها، اقدام به طراحی و توسعه نرم افزارهای تخصصی کسب و کارهای مختلف کرده است. به منظور کسب اطلاع بیشتر از امکانات این نرم افزارها و دریافت مشاوره رایگان می توانید با کارشناسان این مجموعه تماس حاصل فرمایید.
نویسنده: هدایت میربلوک
