همان‌طور که در مقاله قبل ذکر شد، امروزه با وجود پیشرفت‌هایی که در تکنولوژی و به خصوص در زمینه انواع نرم افزار حسابداری صورت گرفته، همچنان دفاتر قانونی و سنتی حسابداری با قدرت تمام جایگاه خود را در امور حسابداری، دارایی و محاسبه مالیات حفظ کرده‌اند.
همچنان که اگر در امور حسابداری خود از نرم افزار حسابداری استانداردی هم بهره می‌برید، باز هم باید علاوه بر ارائه گزارش به اداره دارایی مبنی بر استفاده از "سیستم مکانیزه"، دفاتر کل و روزنامه را مطابق قانون به اداره دارایی تحویل دهید. بنابراین لزوم آشنایی با دفاتر کل و روزنامه و قوانین آن بر کسی پوشیده نیست.
حساب‌هایتان را دسته بندی کنید
تمام حساب‌هایی که در گردش‌های مالی شرکت و موسسات اقتصادی شرکت دارند در نوعی ساختار درختی قرار می‌گیرند که می‌تواند به ترتیب شامل حساب‌های کل، معین و حساب‌های تفضیلی باشد. به عنوان مثال حساب اشخاصی مانند مشتریان، می‌توانند در زیر مجموعه حساب کل با عنوان "حساب اشخاص" جمع آوری شود. به این ترتیب حساب اشخاص، یک حساب کل در نظر گرفته می‌شود. و یا هزینه‌های مختلف مانند هزینه حمل و نقل یا خرید لوازم در زیر مجموعه حساب کل "هزینه" قرار می‌گیرند.
با مفهوم دفتر کل آشنا شوید...
دفتر کل شامل اطلاعات و مراودات مالی حساب‌های کل است؛ به گونه ای که گردش‌های مالی هر حساب کل در یک صفحه از این دفتر ثبت می‌شود. طرف بدهکار و بستانکار هر تراکنش مالی بعد از ثبت در دفتر روزنامه، می‌بایست به دفتر کل منتقل شود؛ به این شکل که طرف بدهکار در ستون بدهکار حساب مربوطه و طرف بستانکار در ستون بستانکار ثبت می‌شود.
هر صفحه دفتر کل شامل موارد زیر است:
- - عنوان حساب
- - ستون تاریخ
- - ستون شرح
- - ستون عطف
- - ستون مبلغ بدهکار / بستانکاراستفاده از نرم افزار حسابداری به جای دفاتر کاغذی
قواعدی که می‌بایست هنگام تحریر دفتر کل رعایت شود
- - هنگام تحویل گرفتن دفاتر پلمپ شده، توجه داشته باشید که پلمپ دفاتر بدون آسیب باشد و شماره ثبت شده بر روی پلمپ هر دفتر با شماره موجود در صفحه آن مطابقت داشته باشد.
- - تحریر دفتر کل باید با دست انجام شود و امکان ارائه دفاتر به صورت چاپ شده وجود ندارد.
- - تحریر دفتر کل نرم افزار حسابداری نباید با مداد یا لوازمی از این نوع انجام شود که قابل پاک کردن و بازنویسی باشد. همچنین توصیه می‌شود از خودنویس و روان نویس که اثر جوهر آن‌ها پشت برگه را آلوده می‌کند استفاده نکنید.
- - خط خوردگی (خط خطی شدن) و تراشیده شدن قسمتی از نوشته های دفتر کل مجاز نیست. در صورت نیاز به ویرایش یک عبارت اشتباه، تنها یک خط بر روی آن بکشید و عبارت صحیح را در کنار آن یادداشت کنید.
- - خالی گذاشتن صفحه ای از دفتر کل و تحریر در صفحات بعدی مشکلی ندارد اما خالی گذاشتن تنها یک یا چند سطر از یک صفحه مجاز نیست.
-
چگونه با یک ابزار مناسب تحریر دفتر کل را راحت‌تر انجام دهیم
شرکت ها و موسسات اقتصادی که از نرم افزار حسابداری استاندارد (سیستم مکانیزه) بهره می‌برند، می‌توانند جهت تحریر دفاتر خود (برای ارائه به اداره دارایی)، لیست گردش‌های هر حساب کل را تهیه و به دفتر کل منتقل نمایند. البته جهت سهولت بیشتر در کار، می‌توانند قبل از ارائه دفاتر، به اداره دارایی اعلام کنند که از سیستم مکانیزه در امور حسابداری خود استفاده می‌کنند. در این صورت تنها ارائه 14 سند شامل دو سند افتتاحیه و اختتامیه و 12 سند ماهیانه کافیست. جهت تحریر دفتر کل نیز کافیست محتوای 14 سند ذکر شده به تفکیک حساب به دفتر منتقل شود.
- در پایان امیدواریم که این مقاله که توسط کارشناسان مجموعه نرم افزاری کاوش تهیه شده است، مفید واقع شود.
