مقدمه:
حسابداری پیمانکاری نوعی بی نظیر از حسابداری و مدیریت مالی است. حسابداری ساخت و ساز بطور خاص برای کمک به پیمانکاران در ردیابی هر پروژه و چگونگی تأثیرگذاری آن در کل شرکت طراحی شده است. گرچه تمام اصول اساسی حسابداری عمومی را ترسیم می کند ، اما چندین ویژگی مهم و متمایز نیز دارد.
- هزینه شغلی ( Job Costing )
- تشخیص درآمد قرارداد ( Contract Revenue Recognition )
- قرارداد حفظ ( Contract Retainage )
- صورتحساب تخصصی ساخت و ساز | پیمانکاری (Specialized Construction Billing )
- حقوق و دستمزد ساخت و ساز | پیمانکاری ( Construction Payroll )
ما هر یک از این موارد را بررسی خواهیم کرد تا ببینیم که پیمانکاران برای انجام یک کار موفق در ساخت و ساز نیاز به چه مواردی دارند. اما اول ، بیایید ببینیم چه چیزی باعث می شود ساخت و ساز یا پیمانکاری با بسیاری از صنایع دیگر متفاوت باشد.
چرا حسابداری پیمانکاری / ساخت و ساز متفاوت است؟
در مقایسه با صنایع دیگر ، مانند خرده فروشی یا کارگاه تولیدی کوچک، پیمانکاری ساختمانی دارای چندین ویژگی متمایز از منظر حسابداری است.
ویژگی های حسابداری پیمانکاری / ساخت و ساز :
- حسابداری مبتنی بر پروژه ( پروژه محور )
- تولید غیر متمرکز
- قراردادهای بلند مدت
حسابداری مبتنی بر پروژه ( پروژه محور ) :
چه در مورد صدور صورت حساب ، تولید و یا کار ، پیمانکارها قراردادهای خود را در درجه اول بر روی پروژه ها منعقد می کنند. تمرکز مالی حول هر پروژه می چرخد. اگر به مشاغل دیگری مانند زنجیره ای از مغازه های شیرینی فروشی، طراحی کیک یا تولید کننده شیر فکر کنید. در آنجا ، مدیران ممکن است با هر فروشگاه ، کارخانه ، خط محصول یا کل فروشگاه ها به عنوان "مرکز سود" رفتار کنند. برای بیشتر صنایع ، اینها با ثبات و قابل پیش بینی هستند.
با این حال پیمانکاران باید با هر پروژه ساختمانی به عنوان یک مرکز سود منحصر به فرد و کوتاه مدت رفتار کنند.
آنچه واقعاً این ویژگی را خاص می کند این است که هر کار پیمانکاری و ساخت و ساز نیاز به ورودی ها و الزامات منحصر به فرد خود را دارد. حتی وقتی پروژه ها شرایط تولید مشابهی دارند ، آنها اغلب تحت شرایط مختلف سایت ساختمانی یا متغیرهای محلی مانند در دسترس بودن نیروی کار ، هزینه مواد و قوانین قرار می گیرند. به علاوه ، پروژه ها به طور مداوم در طول سال با هر قرارداد بسته می شوند.
در پایان ، شرکت های ساختمانی یک راه برای کنترل هزینه ها دارند. ثبت دقیق هزینه های برای هر پروژه به صورت جداگانه و همچنین ثبت انواع هزینه ها و فعالیت های تولیدی، که هزینه های پروژه را تشکیل می دهد. این مراکز متعدد با هزینه های موقت در نهایت به این دلیل منجر می شود که پیمانکاران باید ثبت صورت هزینه ها را تمرین کنند.
تولید غیر متمرکز :
بر خلاف خرده فروشی و تولیدی ، در پیمانکاری تولید بیشتر در مکانهای مختلف اتفاق می افتد تا مکانهای ثابت مانند گیاهان. بنابراین ، استفاده از تجهیزات و نیروی کار ، اغلب از سایت به سایت دیگری منتقل می شوند. این می تواند منجر به هزینه های مجتمع شود. همچنین این بدان معناست که تجهیزات و هزینه های نیروی کار همیشه باید با میزان دستمزد صحیح در هر مکان شغلی مشخص و ثبت شوند.
در کنار نیازهای مشخص پروژه ، پیمانکاری و ساخت و ساز همچنین دارای چرخه تولید طولانی و غالباً فصلی است. از آنجا که تولید کمتر قابل پیش بینی است ، پیمانکاران اغلب قادر به نگه داشتن مقادیر زیادی از موجودی نیستند. در نتیجه ، هزینه و در دسترس بودن ورودی های تولیدی می تواند در نوسان باشد و نیاز به ردیابی و برنامه ریزی ویژه و دقیق دارد.
قراردادهای بلند مدت :
قراردادهای ساخت و ساز طولانی تر از بسیاری از قرارداد ها و مشاغل دیگر است. تصور کنید که کامیون می فروشید. اگر فروشنده هستید ، به محض انجام معامله ، قرارداد کامل است. مشتری می پردازد و شما کلید را به خریدار می دهید. حتی اگر سازنده کامیون باشید ، ممکن است بین فروش و تحویل مدت طولانی تر باشد ، یا ممکن است فقط از موجودی انبار کالا را تحویل بگیرید.
در ساخت و ساز ، قراردادهای تولید می توانند سالها طول بکشند و در این مدت پرداخت های متعدد و طولانی داشته باشند. وابسته به شرایط قرارداد معمولاً 30 ، 60 ، حتی 90 روز یا بیشتر برای پرداخت فاکتور اجازه داده می شود. جمع کردن و پرداخت یکجا یا اختلافات در محاسبات می تواند پرداخت را حتی طولانی تر به تاخیر بیاندازد. در نتیجه ، شناخت درآمد و مدیریت پول در ساخت و ساز هر دو ملاحظات ویژه ای دارند. پیمانکاران به ردیابی و گزارش گیری دقیق و همچنین استراتژی های جمع آوری و گردش پول نیاز دارند.
اساس حسابداری پیمانکاری / ساخت و ساز
برای مشخص شدن تفاوتهای اساسی حسابداری پیمانکاری از حسابداری عمومی، نیاز است فاکتورهای مهمی که حسابداری پیمانکاری به آن متکی است را بررسی کنیم.
1 - هزینه شغلی ( Job Costing ) :
هزینه شغلی چیست ؟
برای اکثر مشاغل ، دفتر حسابداری عمومی ( دفتر کل ) تمام نیاز حسابداران را برآورده می سازد. دفترکل به آنها اجازه می دهد که معاملات شرکت را که در گزارش های مالی شرکت تاثیر می گذارند را در بر بگیرید. اما ، از آنجا که حسابداری ساخت و ساز پروژه محور است و تولید غیرمتمرکز است ، پیمانکاران نیز به روشی برای ردیابی و گزارش گیری معاملات خاص برای هر پروژه نیاز دارند. این هزینه شغلی است، هزینه شغلی عملی در حسابداری پیمانکاری است که پیگیری هزینه های پروژه ها و فعالیت های تولیدی خاص را شامل می شود.
هزینه شغلی چه کاری انجام می دهد ؟
در حسابداری پیمانکاری ، هزینه شغلی و دفترکل مانند یک دست چپ و راست با هم کار می کنند. دفترکل به کل شرکت نگاه می کند و هزینه شغلی به سطح پروژه نگاه می کند. و از آنجا که دفترکل از حسابها تشکیل شده است (مانند هزینه مواد ) ، هزینه شغلی از موارد زیر تشکیل می شود:
- پروژه های شخصی
- فعالیت های هزینه ای (مانند زیربنا یا پی )
- و انواع هزینه ها (مانند نیروی کار یا مواد یا ...)
هنگامی که تمام داده های شغلی ضبط و سازماندهی می شوند ، نتیجه آن گزارش عملی است که مدیران پروژه می توانند واقعاً از آنها استفاده کنند. پیمانکاران قادر به راهنمایی مدیران پروژه و سرپرستان پروژه در زمینه نظارت بر هزینه ها و تولید با موفقیت هستند. با برآورد بهتر ، مناقصه و کنترل هزینه ، پیمانکاران می توانند از حاشیه سود محافظت کرده و پروژه های مناسب را ادامه دهند.
در پایان ، هدف این است که به پیمانکاران کمک کنیم تا هزینه های واقعی و سودآوری خود را شناسایی کنند، که در غیر این صورت انجام کار در بازار رقابتی با تعداد زیادی پیمانکار و قرارداد های متغییر بسیار دشوار است. بدین صورت، پیمانکاران می توانند از مشاوران و حسابداران پیمانکاری برای آگاهی از تخمین، بودجه بندی و تصمیم گیری خود استفاده کنند.
2 - تشخیص درآمد قرارداد ( Contract Revenue Recognition )
شناخت درآمد چیست؟
به رسمیت شناختن درآمد به این صورت است که یک پیمانکار چه زمانی تعیین می کند که آنها بطور رسمی برای یک پروژه درآمد کسب می کنند. همچنین کمک می کند تا تعیین شود که چه موقع باید رسماً هزینه را ثبت کنند. به یاد داشته باشید ، این امر به مرحله اجرا گذاشته می شود زیرا قراردادهای ساختمانی معمولاً بلند مدت هستند و غالباً تأخیر در پرداخت دارند. پیمانکاران لزوماً قادر به تکمیل صورتحساب و جمع آوری قرارداد در همان ماه نیستند. در واقع برای بسیاری از پیمانکاران ، این اتفاق هرگز رخ نمی دهد.
این موضوع پیمانکاران و حسابداران ساخت و ساز را با انتخاب روش تشخیص درآمد تنها می گذارد. روشی که آنها انتخاب می کنند تعیین می کند که درآمد و هزینه ها به چه صورت شمارش می شود. در حسابداری پیمانکاری ، گزینه های اصلی به طور سنتی شامل مبلغ نقدی، قرارداد تکمیل شده و درصد تکمیل است.
روش نقدی :
ساده ترین روش برای تشخیص درآمد روش پول نقد است . همه چیز به تأثیر زمان واقعی آن در درآمد شرکت بستگی دارد. پیمانکاران در هنگام دریافت وجه ، درآمد را ثبت می کنند و هزینه ها را زمانی که و فقط در صورت پرداخت آنها گزارش می کنند. بنابراین ، هیچ حساب قابل پرداخت یا حساب های دریافتنی وجود ندارد. در حساب های نقدی ، اگر هنوز پولی جابه جا نشده است ، هیچ معامله ای برای حساب کردن وجود ندارد.
در حالی که حسابداری مبتنی بر پول نقد دارای چندین مزیت است ، اما برای هر شرکت پیمانکاری مناسب نیست. در حقیقت ، در حالی که بسیاری از مشاغل کوچک، حسابداری پول نقد را به دلیل سادگی و انعطاف پذیری آن ترجیح می دهند ، تنها برخی از پیمانکاران واجد این شرایط هستند.
روش قرارداد کامل شده :
طبق روش تکمیل قرارداد ، درآمد قرارداد تا پایان پروژه گزارش نمی شود. هیچ هزینه ای هم ندارد البته این بدان معنا نیست که هیچ هزینه ای در طول ساخت وجود ندارد یا این که پیمانکاران در این مدت نمی توانند صورتحساب دهند. این بدان معنی است که هر سود اعلام شده تا آخر رسمی نیست. همه چیز در یک زمان به صورت درآمد است. این بدان معنی است که اگر پروژه پیمانکاران تا سال مالیاتی بعدی کامل نشود ، پیمانکاران قادر به درآمد معاف از مالیات هستند.
روش تکمیل قرارداد همچنین محدودیت های خاصی از سازمان امور مالیاتی دارند. برای واجد شرایط بودن ، پیمانکاران نمی توانند از درآمد متوسط سالانه مشخصی فراتر روند و قراردادهای آنها باید در یک بازه زمانی مشخص تکمیل شوند.
روش درصد تکمیل :
روش درصد تکمیل اجازه می دهد تا یک پیمانکار با توجه به درصد پیشرفت پروژه درآمد های خود را بصورت رسمی اعلام نکند. با پیشرفت پروژه، پیمانکار می تواند کارهایی را که انجام داده است گزارش داده و صورتحساب ها را ارائه دهد و هر بار که فاکتور صادر می کند، می تواند درآمد کسب شده را ثبت کند. این کار تا پایان قرارداد ادامه می یابد. به منظور محاسبه میزان سود بدست آمده از قراردادهایی که به روش درصد تکمیل انجام داده اید ، می توانید از بین روش های مختلفی از جمله هزینه به هزینه و تخمین درصد پیشرفت پروژه استفاده کنید.
3- قرارداد حفظ ( Contract Retainage )
حفظ و نگهداری چیست؟
ویژگی دیگری که در پیمانکاری و ساخت و ساز باید به آن توجه شود ، عمل حفظ و نگهداری است. حفظ، مقداری پول از پیش تعیین شده است که یک مالک می تواند از پرداخت آن تا زمان رضایت از تکمیل قرارداد خودداری کند. مقدار احتمالی حفظ ممکن است 5 - 10٪ از ارزش قرارداد یا مبلغ صورت حساب باشد ، اما می تواند کمتر یا بیشتر باشد. ایده حفظ این است که در مقابل هرگونه عیب و نقص در پروژه ، امنیت را در اختیار مشتری قرار دهیم.
حفظ چگونه کار می کند ؟
برای اکثر پیمانکاران ، قرارداد حفظ فقط در روی کاغذ هم کافی است ، حتی اگر با شرایط عمومی نیز متفاوت باشد. در عمل ، وقتی یک پیمانکار طبق روشی تعهدی مانند روش قرارداد کامل شده یا روش درصد تکمیل ، درآمد کسب می کند ، آنها حق دارند فاکتور صادر کنند و مبلغ آن را به عنوان حساب دریافتنی تا زمان دریافت کامل مبلغ ثبت کنند.
مطابق استانداردهای درآمدی ، پیمانکار حق جاری و غیرقابل قید و شرط درمورد حفظ بخشی از فاکتور را ندارد. بنابراین ، به عنوان مبلغ دریافتنی با آن رفتار نمی شود. پیمانکاران آن را به جای آن در یک حساب دارایی جداگانه ثبت می کنند. هنگامی که یک پیمانکار حق آن را داشته باشد ، پس از اتمام رضایت بخش قرارداد ، پیمانکار برای آن فاکتور صادر می کند و آن را از حساب دارایی به حساب برای جمع آوری منتقل می کند.
با این حال ، به نظر می رسد روی کاغذ ، ماندگاری تأثیر بیشتری در واقعیت دارد. قوانین قرارداد حفظ در بین استان ها و شهر ها متفاوت است ، اما در بعضی موارد صاحبان می توانند بیش از یک سال از این کار خودداری کنند. علاوه بر این ، قرارداد حفظ بین 5 تا 10٪ در واقع می تواند 20 تا 50٪ از سود یک پیمانکار را از بین ببرد. * با توجه به حاشیه سود اندک پیمانکاری و ساخت و ساز ، مدیریت هوشمند قرارداد حفظ حداقل به همان اندازه باقیماندن در بازار رقابتی، مهم است
4- صورتحساب تخصصی ساخت و ساز | پیمانکاری (Specialized Construction Billing )
بسیاری از صنایع درمورد صورتحساب قیمت ثابت و قیمت فروش فعالیت می کنند ، اما همیشه در مورد پیمانکاری و ساخت و ساز چنین نیست. از آنجا که ساختمان سازی مبتنی بر پروژه ، غیرمتمرکز و بلند مدت است ، پیمانکاران ممکن است از تعدادی از روش های صدور صورتحساب مختلف استفاده کنند. غالباً برای ردیابی و ایجاد آن صورتحسابها به نرم افزار تخصصی نیاز است. بیایید فقط به چند نوع قرارداد و قالبهای صورتحساب اشاره کنیم:
قیمت ثابت :
روش کار به این ترتیب است که ابتدا کارفرما حوزه کار (Scope of Work) و مشخصات اولیه پروژه را که حاصل از طراحی پایه (Basic Design) است را تعیین و از پیمانکار می خواهد تا قیمت خود را برای انجام صفر تا صد این خدمات ارائه دهد. در برخی موارد لازم است پیمانکار بخش هایی از طراحی کلان پروژه را در زمان برآورد و ارائه پیشنهاد انجام دهد و سپس نسبت به برآورد قیمت و شرکت در مناقصه اقدام کند.
قیمت اعلام شده شامل سود پیمانکار نیز هست لذا پیمانکار بایستی تمامی هزینه های دوره انجام پروژه را برآورد کند. به طور کلی ریسک این نوع قراردادها برای پیمانکار بالا و برای کارفرما پایین است.
زمان و مواد و مصالح :
صورتحساب زمان و مواد ، قیمت قرارداد را براساس نرخ کار در ساعت به علاوه هزینه مصالح مورد استفاده، تعیین می کند. برای هر دو بخش نیروی کار و مصالح ، پیمانکار ممکن است یک علامت استاندارد را مشخص کند. این درصد سود آنها را به مبلغ تبدیل می کند و هزینه سربار را تشکیل می دهد.
به عنوان مثال ، به یک تکنسین برق که در هر ساعت 20 هزار تومان پرداخت می شود ممکن است با هزینه 50 هزار تومان در هر ساعت صورتحساب شود. علاوه بر این ، تجهیزات نصب شده آنها ممکن است از جدول مشخصی براساس کالای یا قیمت پیروی کند. اگر تکنسین دو ساعت را برای انجام کار بگذارد و علاوه بر این قطعه 20 هزارتومانی را جایگزین کند ، پیمانکار برای مشتری 100 هزار تومان برای کار به علاوه 40 هزارتومان برای مصالح هزینه می کند.
قیمت واحد :
براساس یک قرارداد قیمت واحد ، پیمانکار با نرخ ثابت قیمت، مواد و مصالح را ثبت می کند. به طور معمول ، این حالت در صورتی مفید خواهد بود که پیمانکار بتواند تخمین قیمتی مناسبی از مواد و مصالح پروژه داشته باشد. صدور صورتحساب قیمت واحد در بین شرکتهای ساختمانی بزرگراه و آب و برق متداول است.
با قیمت واحد ، ریسک بین پیمانکار و مشتری تقسیم می شود ، زیرا مقادیر تولید می تواند بالاتر از حد تخمین زده شده باشد. تا زمانی که قیمت واحد را به درستی تخمین زده اند ، پیمانکار ممکن است در این حالت درآمد خود را افزایش دهد. اگر هم قیمت گذاری کمتر از پروژه تمام شده باشد هر دو طرف برای جبران خسارت آماده خواهند بود و ضرر و زیان بین هردو نفر تقسیم می شود.
5- حقوق و دستمزد ساخت و ساز | پیمانکاری ( Construction Payroll )
سرانجام ، با داشتن مراکز سود چندگانه و تولید غیر متمرکز ، پیمانکاری و ساخت و ساز دارای قوانین مشخصی برای حقوق و دستمزد است.
پیمانکارانی که در پروژه های عمومی کار می کنند ، باید از قوانین کار و امور اجتماعی پیروی کنند. پیمانکاران باید حقوق دستمزد کارگران هر پروژه را به صورت جدا ثبت کنند و مطابق قوانین و مقررات رفتار کنند.
جمع بندی :
یادگیری حسابداری پیمانکاری مانند یک منحنی شیب دار است ، اما می توانید از آن عبور کنید. حسابداری پیمانکاری علاوه بر اصول حسابداری عمومی ، مانند بدهی ها ، اعتبارات و صورت های مالی ، جنبه های دیگری نیز دارد که باید آنها را مدیریت و حساب کرد. محاسبه سود زیان هر پروژه به صورت جداگانه. گزارشات مالی پروژه های طولانی مدت. بعلاوه ، حقوق و دستمزد پیمانکاری باعث می شود که حسابداری پیمانکاری موضوعی پیچیده به نظر برسد.
مهمترین چیز برای پیمانکاران ، چه افراد با تجربه و چه افرادی که تازه وارد این عرصه شده اند، استفاده از ابزارهای کمکی و کاربردی است.
نرم افزار حسابداری پیمانکاری کاوش ابزاری قدرتمند برای پیمانکاران و فعالان صنعت ساخت و ساز است.
در پایان لازم به ذکر است که این مقاله توسط دپارتمان پیمانکاری مجموعه نرم افزاری کاوش تهیه شده است. به منظور آشنایی با سایر نرم افزارهای حسابداری و مدیریتی تخصصی کسب و کارهای مختلف این مجموعه می توانید با کارشناسان ما در تماس باشید.
