دفاتر قانونی حسابداری چیست؟

دفاتر قانونی حسابداری چیست؟

یکی از مهم ترین ابزار کار یک حسابدار دفاتر قانونی حسابداری است. یک حسابدار حرفه ای باید به دفاتر حسابداری تسلط کافی داشته باشد. چرا که باید به صورت روزانه اسناد و اطلاعات حسابداری را در این دفاتر ثبت کند. صاحبان کسب و کار‌های بزرگ باید تمامی رویداد‌های مالی را در انواع دفتر حسابداری قانونی ثبت و بعد از تأیید مدیریت، آن‌ها را در محل خاصی نگهداری کنند. در ادامه این مطلب درباره دفاتر قانونی حسابداری به طور مفصل شرح داده ایم.

مطالعه بیشتر: آشنایی با امکانات نرم افزار حسابداری کاوش


دفاتر قانونی حسابداری چیست؟

دفاتر قانونی حسابداری چیست
دفاتر قانونی حسابداری شامل کلیه اطلاعات بدهکاری و بستانکاری اطلاعات مالی شرکت به ترتیب تاریخ وقوع آن ها می باشد. دفاتر قانونی به دو نوع دسته بندی می شوند:

  • دفاتر قانونی رسمی
  • دفاتر قانونی غیر رسمی یا کمکی

دفاتر قانونی رسمی: دفاتری هستند که طبق قانون حسابداران ملزم به تهیه و تنظیم آن ها می باشند. این نوع دفاتر به دو «دفتر روزنامه» و« دفتر کل» تقسیم می‌شوند.

دفاتر قانونی غیر رسمی یا کمکی: دفاتری هستند که تهیه آن ها الزامی نبوده و برای آسان تر کردن و افزایش دقت در امر حسابداری و نگهداری بهتر حساب ها نگارش می‌شوند. از معروف ترین دفاتر غیر رسمی «دفتر معین» می باشد.


کاربرد دفاتر قانونی حسابداری

امروزه دفاتر قانونی حسابداری در جهت کاهش اشتباهات حسابداری به ویژه ثبت تکراری یا عدم ثبت معاملات و رویدادهای مالی و همچنین چک کردن آن ها بر اساس نیاز می باشد. به طور کلی دفاتر قانونی، تمامی جزئیات مربوط به یک رویداد مالی از جمله تاریخ، مقدار معامله، نام طرف حساب، بدهکاری و بستانکاری را نشان می دهند. این کار باعث می شود دسترسی های بعدی به آن ها راحت شود.


اهمیت دفاتر قانونی حسابداری

یکی ازدلایل اینکه دفاتر قانونی حسابداری از اهمیت ویژه ای برخوردار هستند این است که این دفاتر وضعیت حساب های یک مجموعه را از نظر بدهکار یا بستانکار بودن مانده حساب به طور واضح منعکس می کنند. این دفاتر همچنین در جهت کاهش اشتباهات در حسابداری به ویژه در زمینه عدم ثبت معاملات و رویدادهای مالی و هر گونه خطا کمک می کنند.

یکی دیگر از دلایل اهمیت دفاتر قانونی حسابداری نشان دادن کلیه جزئیات مربوط به رویدادهای مالی در همه ابعاد است. به عبارتی دیگر اطلاعاتی از جمله تاریخ، مقدار معامله، بدهکاری و بستانکاری هر حساب در دفاتر قانونی مشخص هستند.


انواع دفاتر قانونی حسابداری

انواع دفاتر قانونی حسابداری
دفاتر قانونی حسابداری دارای انواع مختلفی هستند که در ادامه به معرفی هر یک از آن ها پرداخته ایم.


1. دفتر روزنامه

دفتر روزنامه یکی از انواع دفاتر قانونی حسابداری است که برای ارائه صورت های مالیاتی سالانه استفاده می‌شود. در این دفتر تمام معاملات و تراکنش‌های مالی باید به ترتیب تاریخ وقوع ثبت شوند. ساختار این دفتر از چند ستون تشکیل شده است.   در هر کدام از این ستون‌ها، شماره سند، تاریخ، مبالغ بدهکاری و بستانکاری و شرح رویدادهای مالی به ترتیب تاریخ ثبت می‌شوند. به عنوان مثال در ستون شرح رویداد، شرح کوتاهی از رویداد مالی و نام حسابی که بدهکار یا بستانکار است، نوشته می‌شود

مطالعه بیشتر: آشنایی با دفتر روزنامه در حسابداری


2. دفتر روزنامه عمومی

دفتر روزنامه عمومی، دفتر روزنامه ای است که همه رویدادهای مالی و معاملات در آن ثبت می شود.


3. دفتر روزنامه خصوصی

دفتر روزنامه خصوصی دفتر روزنامه ای است که برای یک نوع خاص از رویدادهای مالی در نظر گرفته می شوند.


4. دفتر کل

دفتر کل یکی دیگر از انواع دفاتر قانونی حسابداری است. پیدا کردن نوع خاصی از رویدادهای مالی در شرکت ‌های بزرگ با حجم معاملات بالا به علت تنوع در داده‌های حسابداری دفتر روزنامه، کار دشواری است. این نقص و محدودیت دفتر روزنامه، باعث می شود حسابداران تشویق به استفاده از دفتر کل شوند. در دفتر کل برای هر حساب، صفحه‌ای جداگانه در نظر گرفته می شود. همه عملیات ها و شرح رویدادهای یک حساب، به ترتیب زمان رویداد در یک صفحه جای می‌گیرند.

مطالعه بیشتر: آشنایی با دفتر کل در حسابداری


انواع دفاتر قانونی غیر رسمی حسابداری

انواع دفاتر قانونی غیر رسمی حسابداری

در بعضی از کسب و کارها نیاز است که جزئیات و اطلاعات تفضیلی بعضی از فعالیت های مالی تهیه شوند. استخراج این اطلاعات از دفترکل آسان نیست به همین علت از دفاتری که جنبه کمکی دارند استفاده می شود. دفتر معین یکی از دفاتر کمکی می باشد حساب ها در این دفاتر به دلیل سهولت در مراجعه به صفحات به ترتیب حروف الفبا نگهداری می شوند.

از دیگر دفتر های قانونی حسابداری البته غیر رسمی که در بسیاری از موسسات و شرکت ها استفاده می شوند دفتر دارایی و دفتر کپیه هستند. از دفاتر معینی که معمولا در موسسات نگهداری می شوند می توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • دفتر معین بانک
  • دفتر معین بدهکاران
  • دفتر معین اموال
  • دفتر معین بستانکاران

مطالعه بیشتر: آشنایی با دفتر معین در حسابداری


چه زمانی باید دفاتر قانونی حسابداری دریافت کنیم؟

همه اشخاص حقوقی و حقیقی بر اساس قانون موظف به تنظیم دفاتر قانون بوده و باید پیش از سال مالی جدید، اقدام به دریافت دفتر قانونی حسابداری خودشان کنند. البته برخی از کسب ‌و کارها، قبل از شروع سال مالی فقط یک بار اقدام به دریافت دفتر قانون نمی کنند، بلکه در طی سال چند بار پس از اتمام هر دفتر، اقدامات قانونی جهت دریافت آن انجام می‌دهند.


تنظیم دفاتر قانونی

تنظیم دفاتر قانونی
تنظیم دفاتر قانونی (روزنامه و کل) و ارائه آن به اداره دارایی محل فعالیت شرکت جهت رسیدگی به اظهارنامه مالیاتی یکی از وظایف مؤدیان مالیاتی است. هر حسابداری برای نوشتن دفاتر قانونی الزامات و نکاتی تعیین شده است که باید پیش از انجام چرخه حسابداری از اجرای دقیق آن مطمئن شود که آن ” آئین نامه تنظیم دفاتر قانونی” است. این آیین نامه از طرف سازمان امور مالیاتی منتشر شده است. پیشنهاد می‌شود پیش از نوشتن دفاتر قانونی این آئین نامه را مطالعه کنید.

مطالعه بیشتر: آشنایی با شرایط و قوانین بخشودگی جرایم مالیاتی

نکات مهم در این آئین نامه به قرار زیر است:

  • قبل از ثبت هرگونه عملیات حسابداری در دفاتر قانونی روزنامه و کل، این دفاتر باید از طرف نماینده اداره ثبت اسناد و یا ادارات امور مالیاتی امضا، پلمپ و ثبت شود.
  • نوشتن دفاتر با مداد و ابزارهایی که به راحتی قابل محو شدن می‌‎باشد ممنوع است.
  • برای ثبت رویدادهای مالی در هر سال باید از دفاتر همان سال استفاده کرد. ثبت رویدادهای مالی دو سال متوالی در یک دفتر ممنوع است.
  • نوشتن دفاتر به صورت دستی ضروری است.
  • در شرکت هایی که از نرم افزار مالی استفاده نمی شود، رویدادهای هر روز باید در دفتر روزنامه وارد شود.
  • همه عملیات ثبت شده در دفتر روزنامه، حداکثر باید تا پانزدهم ماه بعد در دفتر کل وارد شود.

نکات:

  • به تشخیص اداره امور مالیاتی تاخیر در ثبت دفتر اگر به قصد سو استفاده نباشد، تا 15 روز مجاز است.
  • تاخیر در ثبت برای شرکت‌ هایی که تازه تاسیس هستند، تا 30 روز از تاریخ تاسیس مجاز است.

یکی از مزایای شرکت‌هایی که از نرم افزار مالی استفاده می‌کنند این است که می‌توانند خلاصه ای از عملیات ماهانه که در نرم افزارهای مالی وارد شده است را تا پانزدهم ماه بعد در دفتر روزنامه ثبت کرده و به دفتر کل منتقل کنند.

عواقب عدم تنظیم دفاتر قانونی چیست؟

یکی از عواقب تنظیم نکردن دفاتر قانونی، جریمه و به دنبال آن مشکلات دیگر است. اگر می خواهید شامل جریمه و مشکلات بعد آن نشوید باید یک سال قبل از شروع سال مالی جدید برای دریافت دفاتر پلمپ شده سال مالی اقدام کنید. در برخی موارد دفاتر قانونی قبل از اینکه سال مالی جاری به پایان برسد تمام می شوند. در این شرایط می توان نسبت به دریافت دفاتر جدید اقدام کرد.

امروزه اکثر کسب و کارها از نرم ‌افزار حسابداری در جهت ثبت تراکنش‌‌ها در دفاتر کل و... استفاده‌ می‌کنند که به طور چشمگیری کلیه فعالیت‌های اساسی نگهداری سوابق را ساده تر کرده است. کاربر می‌تواند به راحتی با کمک نرم افزار دفتر روزنامه یا دفتر کل را تهیه کند و بر اساس آن اطلاعات را در دفاتر قانونی ثبت کند

نظرات

0 نظر ارسال نظر