حسابداری و فروش کالای امانی | چگونگی ثبت کالاهای دیگران

حسابداری کالای امانی نوعی از حسابداری تجاری در شرکت ها و موسساتی است که فروش بیشتری در مقایسه با دیگر شرکت ها دارند و کالایی خود را برای فروش به شخص یا شرکت های مورد اعتماد دیگری ارسال می کند تا به فروش برسانند. در این مطلب از سایت کاوش فردا به مباحث حسابداری کالای امانی پرداخته شده است.

مطالعه بیشتر: آشنایی با امکانات نرم افزار حسابداری کاوش

كالاي اماني چيست؟

قبل از اینکه حسابداری کالای امانی را توضیح دهیم ابتدا به تعریف کالاهای امانی خواهیم پرداخت. کالای امانی محصولاتی هستند که متعلق به کسی که آن ها را در اختیار دارد نیست. طرفی که کالا را در اختیار دارد (حق العمل کار) معمولاً توسط صاحب کالا (آمر) مجاز به فروش کالا است. پس از فروش، گیرنده مقداری پورسانت را حفظ می کند و تمام درآمد فروش باقی مانده را به فرستنده ارسال می کند. تولیدکنندگانی که دسترسی مستقیم به کانال‌های توزیع ندارند و می‌خواهند مالکیت محصولات خود را حفظ کنند تا از تلفات بد بدهی جلوگیری کنند، اغلب از این ساختار استفاده می‌کنند. خرده فروشان نیز ممکن است زمانی که سرمایه در گردش کافی برای خرید کالا از تولیدکنندگان ندارند، این رویکرد را ترجیح دهند.

حساب کالای امانی چیست؟

حسابی که به صورت جداگانه به منظور فروش‌های امانی از آن استفاده می‎ شود را حساب کالای امانی می گویند. این حساب، مشابه دیگر حساب ها، ماهیت سود و زیانی را دارا است و مانده‏ی آن نشان دهنده سود یا زیان حاصل از فروش کالای امانی است.

در ثبت حسابداری کالای امانی، قیمت تمام شده کالای ارسالی، «مخارج مرتبط با کالای امانی۱» در بخش بدهکار ثبت می شود و فروش کالای امانی، «موجودی کالای امانی در پایان دوره مالی۲» در بخش بستانکار ثبت می‎گردد. به همین جهت مانده این حساب نشانگر سود یا زیان حاصل از فروش کالای امانی است. به بیانی دیگر مانده بستانکار آن نشان‎دهنده سود کالای امانی و مانده بدهکار آن نشان‎گر زیان فروش از کالای امانی است.

مطالعه بیشتر: مفهوم بدهکار در حسابداری

تفاوت بین حسابداری فروش عادی و حسابداری فروش امانی

اکثر افراد تصور می کنند که بین حسابداری فروش عادی و حسابداری کالای امانی تفاوتی وجود ندارد. در حالی که اصلی ترین تفاوت بین آن ها این است که در فروش عادی به محض انجام شدن فروش، خریدار مالک کالا می‌گردد، در حالی که در کالای امانی تا زمان فروش، مالک کالا آمر خواهد بود.

برای ثبت حسابداری کالای امانی باید موارد زیر را در نظر داشته باشید:

در پایان یک دوره مالی و زمان تنظیم کردن صورت‌های مالی در دفاتر فرستنده کالای امانی باید مقدار کالایی که نزد گیرنده کالا موجود است و هنوز کالا را به فروش نرسانده است، به قیمت تمام شده به موجودی کالای شرکت فرستنده کالا اضافه کند.
از موارد دیگری که باید در ثبت حسابداری کالای امانی در نظر داشت این است که اگر حق العمل کار یا گیرنده کالا ورشکست شود، آمر یا همان فرستنده کالا می‌تواند کالای خود را عینا پس بگیرد. نکته ضروری که باید به آن توجه داشت این است که اگر آمر کالا را به حق العمل کار فروخته بودبه عبارتی دیگر کالا امانی نبود، فرستنده کالا نمی توانست کالا را موقع ورشکستی عینا پس بگیرد. بلکه باید همانند مابقی طلبکاران اقدام نموده و چند درصد از طلب خود را وصول نماید.

مطالعه بیشتر: تجزیه و تحلیل صورت های مالی

فروش امانی چیست؟

در پاسخ به سوال فروش امانی چیست معمولاً، فرد حق العمل کار را برای انجام وظایف خود (دریافت کالاها یا خدمات از طریق بازاریابی و فروش محصول)، به عنوان کمیسیون یا حق العمل از طرف فرد یا شرکت مشتری دریافت می‌نماید.

با توجه به اینکه اقدامات حق العمل کاری به عنوان یک فعالیت تجاری مورد تأیید قوانین تجارت ایران قرار گرفته است، بنابراین در مفهوم حقوق تجارت، حق العمل کار به شکلی تعریف شده است که شخص به نمایندگی از خود، اما به نفع دیگران معاملات انجام می‌دهد و در نتیجه از طرف دیگری حق العمل یا کمیسیون برای این خدمات دریافت می ‌کند.

اگرچه هر کالای امانی برای فروش به حق العمل کار تحویل داده می‌شود، لازم به ذکر است که مالکیت کالا تا زمان فروش توسط حق العمل کار با آمر باقی می‌ماند. به عبارت دیگر، تا زمانی که کالا به فروش نرفته باشد، مالک کالا همچنان آمر است. این مسئله نهایتاً در پایان دوره مالی باعث می‌شود که آمر در ترازنامه و صورتهای مالی خود به کالاهای امانی ارجاع دهد.

فرآیند فروش امانی چیست؟

در پاسخ به سوال فروش امانی چیست اشاره کردیم که شرکت اصلی به منظور کنترل موجودی محصولات خود نسبت به استفاده از تراکنش‌های انتقال کالای امانی به انبارهای مجازی در سیستم‌های حسابداری معمولاً روی می‌آورد. این اقدام باعث می‌شود تا شرکت اصلی کنترل کاملی بر روی فروش محصولات خود به حق العمل کار داشته باشد. این سیستم حسابداری امکانات گسترده‌ای را برای شرکت اصلی فراهم کرده است، که می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

ثبت تراکنش انبار هنگام حواله یا بازگشت کالای امانی
مدیریت موجودی کالاهای ارسال شده به حق العمل کار در انبار مجازی تحت نظر شرکت اصلی.
داشتن دقت در مقدار موجودی مالی در اختیار حق العمل کار و شرکت اصلی در انبار مجازی.

در واقع، این نظارت باعث می‌شود که در پایان فعالیت و تهیه حساب مخارج نهایی به راحتی امکان‌پذیر باشد. همچنین، این فرد یا شرکت آمر در طول همکاری خود با دو شرکت، یک لیست آنلاین و به‌روز شده از تراکنش‌ها را تهیه کرده و به بهره‌وری افزوده است. این بهره‌وری سودآوری را به هر دو شرکت اصلی و فرعی ارائه می‌دهد که ترویج فروش کالاهای امانی را در میان کارخانجات تسهیل کرده است.

مطالعه بیشتر: آشنایی با انبارداری در نرم افزار حسابداری

شرایط فروش امانی چیست؟

شرایط فروش امانی به شرایط و ضوابط مندرج در قرارداد برای فروش کالاها یا خدماتی اشاره دارد که شامل استفاده از حساب امانی است. امانی یک ترتیب مالی است که در آن شخص ثالثی پرداخت وجوه مورد نیاز برای دو طرف درگیر در یک معامله را نگه می دارد و تنظیم می کند. با اطمینان از اینکه هر دو طرف قبل از آزاد شدن وجوه به تعهدات خود عمل می کنند، به کاهش خطرات مرتبط با معاملات کمک می کند.

در معامله فروش با شرایط امانی، شرایط زیر معمولاً مشخص می شود:

شرایط پرداخت: شرایطی که خریدار ملزم به واریز وجه به حساب امانی است. این می تواند شامل زمان پرداخت، مبلغی که باید واریز شود، و هر شرایطی که باید قبل از آزادسازی پرداخت رعایت شود، باشد.

شرایط تحویل: شرایطی که فروشنده ملزم به تحویل کالا یا خدمات به خریدار است. این می تواند شامل مشخصات مربوط به کیفیت، کمیت و زمان تحویل باشد.

دوره بازرسی: در شرایط فروش امانی، دوره بازرسی دوره‌ای است که در طی آن خریدار می‌تواند کالاها یا خدمات را بازرسی کند تا از مطابقت با مشخصات مورد توافق اطمینان حاصل کند. این مدت ممکن است بسته به ماهیت معامله و شرایط قرارداد متفاوت باشد.

حل اختلاف: رویه هایی برای حل و فصل هر گونه اختلافی که ممکن است در جریان معامله ایجاد شود، مانند اختلاف نظر در مورد کیفیت کالا یا خدمات ارائه شده.

مسئولیت‌های نماینده امانی: مسئولیت‌های نماینده امانی، از جمله رسیدگی به وجوه، تأیید انطباق با شرایط قرارداد، و آزادسازی وجوه پس از برآورده شدن همه شرایط.

به طور کلی، شرایط فروش امانی چارچوبی برای انجام یک معامله ایمن و شفاف فراهم می کند و به هر دو طرف اطمینان می دهد که از منافع آن ها محافظت شود.

نکات شرایط فروش امانی

تاکنون، اطلاعات جامعی درباره فروش امانی را به شما ارائه داده‌ایم. حالا در این بخش به نکات شرایط فروش امانی پرداخته ایم. نماینده تجاری یا حقوقی که به عنوان واسطه یا آمر معرفی شده، به نمایندگی از موسسات یا تاجران در انجام کارها و معاملات خود مشغول است. اما شرکت فرعی، مسئولیت انجام همه معاملات و تراکنش‌ها را به نام خود و به حساب دیگری برعهده دارد.

همچنین، در زمان وصول مطالبات از طرف آمر، او حق تقدم نسبت به سایر طلبکاران خواهد داشت. این موضوع و شرایط مربوط به آن، از ابتدای همکاری و هنگام ارسال محصولات، همواره در قرارداد ذکر شده و پرداخت حق العمل کار از مزایای اولویت برخوردار است.

نکته دیگری که در شرایط فروش امانی باید در نظر گرفت این است که در معاملات فروش امانی، محصولات ارسالی از طریق آمر، به عنوان حساب‌های موقت در نظر گرفته می‌شوند و بر مبنای ماهیت آن ها بستانکار محسوب می‌ شوند. بنابراین، حق العمل فروش و حق التضمین به عنوان بخشی از هزینه‌های فروش در نظر گرفته می‌شوند. این موارد سبب می‌شود که حساب آمر به ترتیب به حساب‌های پرداختی و حساب حق العمل کار به عنوان حساب‌های دریافتی تخصیص یابد.

در شرایط فروش امانی اگر محصولات ارسالی توسط آمر تا پایان دوره قرارداد یا سال مالی به فروش نرسند، محصول به حساب آمر تعلق می‌گیرد. این محصولات باید تا پایان مدت زمان معین، به هزینه تمام شده با قیمت بازار ارزیابی شوند و موجودی آن ها نزد حق العمل کار در یک حساب دائمی ثبت گردد که به عنوان بخشی از موجودی‌های آمر در ترازنامه اعلام می‌شود.

مطالعه بیشتر: حسابداری موجودی کالا و مواد چیست؟

مزایا فروش امانی برای آمر یا صاحب کالا

یکی از مزایای آن دسترسی بیشتر به بازارها است که در نتیجه موجب فروش و سود بیشتر می شود.
در فروش کالای امانی اطمینان بیشتری از وصول بها در مقایسه با فروش عادی نسیه وجود دارد. به این علت که گیرندگان کالا یا حق العمل کاران درصدی برای حق التضمین دریافت می کنند. به عبارتی وصول بهای کالای فروش رفته را از هر جهت به عهده می‌گیرند
برخی از نمایندگان و تجار حاضر به خرید و فروختن محصولات جدید شناخته نشده نیستند به همین جهت برای معرفی و ایجاد بازار بهتر است کالا به طور امانی برای آن‌ها ارسال شود. چرا که تجار و شرکت ها می توانند با اطمینان بیشتری به قبول و فروش این گونه محصولات اقدام نمایند.

مزایا فروش امانی برای حق العمل کار

حق العمل کار یا گیرنده کالا از فروش کالای امانی مزایایی کسب می‌کند که در ادامه به برخی از آن ها اشاره شده است:

همان طور که می دانیم در بازار قیمت کالاها درحال نوسان است. به عنوان مثال ممکن است کالایی که حق العمل کار از قبل خریداری کرده تنزل قیمت پیدا کند و حق العمل کار خسارت و زیانی را متحمل شود. اگر حق العمل کار کالاها را به صورت امانی دریافت کند آن کالا را با توجه به قیمت بازار می‌فروشد و آن به بهای خرید کالا وابستگی ندارد، در نتیجه حق العمل کار متحمل چنین زیان‌هایی نخواهد شد.

اگر حق العمل کار کالایی بخرد و آن را به فروش نرساند مقدار سرمایه موسسه در گردش نخواهد بود. این گونه نگرانی ها و زیان ها برای کالای دریافت شده به صورت امانی وجود ندارد.

حق العمل کار چه وظایفی دارد؟

علاوه بر نکات ذکر شده در حسابداری کالای امانی مهم‌ترین نکات در وظایفی که حق العمل کار برعهده دارد عبارت است از:

حق العمل کار ‎باید طوری که آمر دستور داده، کالای امانی را حفظ و نگهداری کند و ترتیباتی که مقرر شده در این مورد را اجرا نماید.
دقت در فروش‌ نسیه و تلاش در وصول مطالبات.
تصفیه حساب فروش کالا مطابق با قراردادی که با آمر دارد و ارسال نمودن صورت حساب فروش در فواصل معین یا پس از فروش تمام یا قسمتی از کالای امانی.

مطالعه بیشتر: نحوه ثبت مطالبات در حساب های مشکوک الوصول

حق العمل کار چه مسئولیت‌هایی دارد؟

مسئولیت‌های حق العمل کار شامل موارد زیر می‌شود:

اگر حق العمل کار هزینه‌ای را به حساب آمر بیش تر از مقدار مبلغ واقعی و یا مبلغ فروش را کم تر از مبلغ واقعی منظور دارد، مستحق دریافت حق العمل نخواهد بود.
در صورتی حق العمل کار مقصر باشد باید از عهده خساراتی که از عدم رعایت دستور آمر ناشی شده است برآید.
اگر حق العمل کار کالای امانی را کم تر از حداقل قیمتی که آمر تعیین کرده است، به فروش برساند، مسئول پرداخت تفاوت وجه خواهد بود، مگر اینکه بتواند ثابت کند که نگهداری کالا باعث تلف شدن آن می شده و یا اینکه در هر صورت از میزان ضرر بیش تر جلوگیری کرده و کسب اجازه آمر در آن موقع مقدور نبوده است.

حسابداری کالای امانی به چه صورت است؟

حسابداری کالای امانی در دو دسته تقسیم بندی می شوند که عبارتند از:

حسابداری کالاهای امانی که صرفا به صورت امانت است.
حسابداری کالاهای امانی که جهت فروش نزد شرکت دیگران قرار دارد.

برای آن دسته از کالاهایی که به صورت امانی از دیگران نزد شرکت نگه داری می شود، باید اطلاعات آماری آن‌ ها در حساب ‌ها ثبت گردد و در صورت بازگشت آن‌ها، از حساب‌ها کسر شود.

عملیات حسابداری کالای امانی

ثبت حسابداری کالای امانی در دفاتر فرستنده کالا به روش های مختلف انجام می شود. یکی از رایج ترین این روش ها استفاده از ثبت عملیات از قیمت تمام شده است.

ثبت عملیات حسابداری کالای امانی در دفاتر آمر

در ادامه چگونگی ثبت حسابداری کالای امانی در دفاتر آمر اشاره شده است:

ارسال کالا برای حق العمل کار
پرداخت هزینه‌های ارسال کالای امانی توسط آمر
به فروش رساندن کالا توسط حق العمل کار
ثبت هزینه‌های انجام شده توسط حق العمل کار
دریافت حواله از حق العمل کار
پرداخت حق التضمین و حق العمل
بستن حساب کالای امانی در پایان دوره مالی
بستن حساب کالای ارسالی

کالاهای امانی در پایان دوره مالی چه می‌شوند؟

در دفاتر فرستنده حسابداری کالای امانی هنگام پایان یک دوره مالی و تنظیم صورت‌های مالی باید مقدار کالایی که نزد گیرنده کالا یا حق العمل کار وجود دارد و به فروش نرسیده است، به بهای تمام شده موجودی کالای مؤسسه فرستنده کالا اضافه شود.

آیا امکان ثبت کالای امانی در قسمت دارایی‌ها وجود دارد؟

هنگام بازاریابی کالای امانی توافقاتی بین طرفین معامله صورت می پذیرد. اگر کالا به فروش برسد درصدی از فروش به حق العمل کار تعلق می گیرد. در صورتی که کالا به فروش نرسد به صورت امانت دست گیرنده یا همان حق العمل کار باقی خواهد ماند. به همین دلیل است که در حسابداری کالای امانی، محموله به عنوان موجودی کالا محسوب نمی‌گردد.

در انبار کالاهایی جهت فروش وجود دارند که جزء دارایی‌های شرکت حساب می شوند. اگر خریدی به صورت نسیه انجام شود می‌توان آن را در دارایی‌ ها ثبت نمود و بدهی ایجاد شده است، اما کالای امانی به عنوان یک حساب واسطه شناخته می شود و نمی توان آن را در قسمت دارایی ها ثبت کرد. به این دلیل که خریدی صورت نگرفته است.

نکته‌ مهمی که باید به آن توجه شود، این است که حق‌العمل کار به منظور نگه داشتن کالا و در ادامه فروش آن مبلغی به عنوان کمیسیون یا حق‌العمل از صاحب و فرستنده کالا دریافت می کند.

مطالعه بیشتر: ثبت دارایی و بدهی در نرم افزار حسابداری

آیا امکان بازگشت کالای امانی وجود دارد؟

در ابتدای مقاله به حسابداری کالای امانی اشاره کردیم. ممکن است برای شما این سوال به وجود بیاید که حسابداری کالای بازگشتی امانی به چه صورت است؟ همانطور که گفته شد، معاملات در قالب کالاهای امانی اغلب در مواردی استفاده می شود که فروشنده بخواهد وارد بازار خریدار شود یا سهم خود را افزایش دهد. برای این کار فروشنده باید قبلا کالای خود را آماده کرده و به شرکت حمل و نقل تحویل دهد تا به دست خریدار برسد.

خریدار پس از دریافت کالای مذکور، اقدام به تبلیغ، بازاریابی و فروش آن می کند و در صورت فروش، مبلغ درخواستی در فاکتور را پرداخت می کند. در صورتی که خریدار نتوانست کالاها را به فروش برساند قادر خواهد بود که نسبت به عودت آن ها با هزینه فروشنده اقدام نماید. همچنین قبل از استفاده از این روش، فروشنده باید تخصص، امکانات، تجربه و توانایی خریدار در بازاریابی و فروش کالای مورد نظر را بررسی کند تا مجبور به پذیرش کالای مرجوعی نشود.

یکی از بخش‌های مهم هر شرکت‌ و کسب و کار‌ی بخش فروش آن است که نیاز ویژه‌‌ای به نرم‌ افزار حسابداری کالای امانی دارد. به طور کلی شرکت‌ ها و کسب و کار‌ها جهت فروش محصولات خود از شیوه‌ های مختلف فروش استفاده می‌ کنند که یکی از این روش ها کالای امانی است. به همین علت مدیریت مالی و امور حسابداری کالای امانی اهمیت بالایی در بخش فروش دارد.

مطالعه بیشتر: آشنایی با امکانات یک نرم افزار حسابداری پیمانکاری جامع

حسابداری کالای امانی در نرم افزار حسابداری کاوش فردا

در نرم افزار حسابداری کاوش فردا این قابلیت وجود دارد که شما کالاها را به صورت امانی به فرد یا شرکت دیگری بدهید و یا در سر رسید زمان بازگشت کالاها را بررسی کرده و آن ها را مجدداً در سیستم ثبت کنید. نکته قابل توجه این است که ثبت حسابداری کالای امانی بر روی موجودی انبار و از لحاظ فروش و سود و زیان تاثیری در روند فروش شما ندارد.