دفتر روزنامه در حسابداری یکی از دفاتر رسمی هر کسب و کار به حساب می آید. تمامی معاملات و رویدادهای هر شرکت و مجموعه فعال در این دفتر به ترتیب ثبت می شود و در نهایت مرجع تمامی دفاتر دیگر حسابداری خواهد بود. کوچکترین خطا هنگام ورود اطلاعات در دفتر روزنامه و یا محاسبات امور مالی و حسابداری مجموعه شما را با چالش های بزرگ مواجه خواهد کرد. به همین دلیل است که عموما شرکت های موفق به دنبال ابزاری دقیق و کامل برای ثبت امور مالی در دفتر روزنامه و محاسبات مرتبط به آن هستند. ابزاری نظیر نرم افزار حسابداری کاوش به شما کمک خواهد کرد که علاوه بر ثبت امور روزانه در دفتر روزنامه آن را در دفتر معین و دفتر کل نیز ثبت نمایید.
مجموعه نرم افزاری کاوش با نوآوری در حوزه حسابداری اقدام به طراحی و پیاده سازی نرم افزارهایی نموده است که به طور تخصصی برای کسب و کار های مختلف طراحی شده اند. این نرم افزارها طوری برنامه نویسی شده اند که تنها با ثبت رویداد های روزانه دیگر نیاز به محاسبات تکراری و پیچیده نداشته باشید و علاوه بر آن بتوانید گزارش های فصلی و سالانه تهیه کنید و همچنین کسب و کار خود را مدیریت کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر و استفاده از این نرم افزارهای حسابداری و مدیریتی تخصصی با کارشناسان کاوش در تماس باشید.
مقدمه
حسابداری مقوله ای است که تمامی فعالین اقتصادی روزانه با آن سر و کار دارند و جملگی آگاه اند که بدون حسابداری و تحلیل داده های حسابداری دیر یا زود کسب و کار آن ها با شکست مواجه خواهد شد. ریز ترین و جزئی ترین تراکنش های مالی در دفتر روزنامه ثبت می شوند و این اطلاعات از اهمیت بالایی برخوردار هستند که در ادامه به توضیح بیشتر آن خواهیم پرداخت.
تعریف دفتر روزنامه در حسابداری
همانطور که در تعریف اولیه دفتر روزنامه در حسابداری گفته شد کلیه رویدادهای مرتبط با حسابداری در دفتر روززنامه ثبت می شود. در واقع دفتر روزنامه در حسابداری اولین جایی است که رویدادها در آن ثبت می شود. مکان بعد دفتر معین و بعد از آن دفتر کل است. در ماده 7 قانون تجارت دفتر روزنامه در حسابداری چنین معرفی می شود:
"دفتر روزنامه دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات و دیون و داد و ستد تجارتی و معاملات راجع به اوراق تجارتی (از قبیل خرید و فروش و ظهر نویسی) و به طور کلی جمیع واردات و صادرات تجارتی خود را به هر اسم و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می‌کند در آن دفتر ثبت نماید."
مطالعه بیشتر: دفتر معین در حسابداری چیست ؟
ساختار دفتر روزنامه
دفتر روزنامه در حسابداری دارای ساختار مشخصی است. صفحات دفتر روزنامه شامل ستون هایی است که می توان در آن عنوان و شرح رویداد به وجود آمده را ثبت نمود. عنوان ستون های دفتر روزنامه شامل شماره سند حسابداری، تاریخ، شرح، مبلغ بستانکار و مبلغ بدهکار است. تمامی خانه های این ستون ها برای هر رویداد باید پر شود. و نوع بدهکار و بستانکار آن حتما باید درست ثبت شود. اگر برای ثبت رویداد ها از نرم افزار حسابداری کاوش استفاده نمایید نیاز به دقت پیرامون هیچ یک از این موضوعات ندارید چرا که نرم افزار به صورت خودکار تمامی این قوائد و قوانین را رعایت می کند در نتیجه با کمترین درصد احتمال خطا و بالاترین سرعت می توانید امور حسابداری مجموعه خود را به انجام رسانید.
انواع دفتر روزنامه
انواع دفتر روزنامه در حسابداری شامل دفتر روزنامه عمومی و دفتر روزنامه اختصاصی است دفتر روزنامه عمومی شامل تمامی معاملات و داد و ستد هایی است که روزانه ثبت می شود اما دفتر روزنامه اختصاصی مربوط به نوعی خاص از معاملات است. به عنوان مثال دفتر روزنامه فروش دفتری است که در آن تنها رویداد های فروش به ترتیب وقوع ثبت می شوند.
همان طور که در بالا اشاره کردیم دفتر روزنامه به دو دسته طبقه بندی می شود:
- دفاتر روزنامه عمومی
- دفاتر روزنامه اختصاصی
دفتر روزنامه عمومی
در بالا اشاره شد که دفاتر روزنامه عمومی، ثبت روزانه کلیه معاملات و داد و ستدها می باشد. علاوه بر این یکی از ساده ترین و متداولترین دفاتر روزنامه می باشند که به دفاتر روزنامه عمومی یا دفتر روزنامه دو ستونی معروف می باشند. این نوع دفاتر دارای دو ستون بدهکار و بستانکار است و جهت ثبت معاملات در تجارتخانه و مؤسسات کوچک مورد استفاده قرار می گیرد.
دفاتر روزنامه اختصاصی
در شرکت های بزرگ که تعداد معاملات تکراری آن ها بسیار زیاد است، دفاتر روزنامه اختصاصی مورد استفاده قرار می گیرد. اغلب حدود 80 الی 90 درصد تمامی کلیه فعالیت های مالی این نوع شرکت ها را می توان به چهار گروه تقسیم کرد که در ادامه به آن ها اشاره شده است:
انواع دفتر روزنامه اختصاصی چیست؟
- دفتر روزنامه خرید
- دفتر روزنامه پرداخت های نقدی
- دفتر روزنامه فروش
- دفتر روزنامه دریافت های نقدی
چرا باید از دفاتر روزنامه عمومی استفاده کرد؟
1. به این علت که تمامی فعالیت های مالی به ترتیب تاریخ وقوع در دفتر روزنامه نشان داده می‌شود.
در هر صفحه این دفاتر، از تعدادی ستون تاریخ که شامل روز و ماه می باشد تشکیل شده است. در این ستون ها، به ترتیب تاریخ وقوع فعالیت های مالی ثبت می شوند.
2. تمامی اطلاعات و توضیحات مربوط به هر یک از داد و ستدها به صورت یک جا در دفتر روزنامه نشان داده می شود.
چرا که هنگام ثبت فعالیت های مالی در دفاتر روزنامه، در هر حساب بدهکار و بستانکار تعیین و سپس ثبت می شود. علاوه بر این شرح کوتاهی از فعالیت مالی در زیر هر کدام از آن ها نوشته می شود. لذا مدیران مالی یک شرکت در هر زمان می توانند اطلاعات مربوط به هر داد و ستد را به صورت یک جا از دفاتر روزنامه دریافت کنند.
3. استفاده از دفاتر روزنامه عمومی از وقوع اشتباه در عملیات دفترداری جلوگیری می کند.
چرا که حسابدار پس از تجزیه و تحلیل هر فعالیت مالی به منظور تعیین بدهکار و بستانکار آن را در دفاتر روزنامه ثبت می کند، بنابراین عدم تساوی جمع ستون های بدهکار و بستانکار در پایان هر روز موجب درک اشتباهات در هنگام ثبت خواهد شد. در صورتی که معاملات در دفتر روزنامه ثبت نشوند و به طور مستقیم در دفتر کل ثبت شود موجب اشتباهاتی از جمله از قلم افتادگی، ثبت مکرر و... می شود و مهم تر از آن وسیله ای برای کنترل کردن امور مالی در دسترس نخواهد بود.
مطالعه بیشتر: بدهکار در حسابداری چیست؟
ثبت دفاتر روزنامه در اداره ثبت اسناد
بر طبق قوانین، حسابداران و مدیران مجموعه های فعال اقتصادی باید دفاتر رسمی حسابداری مجموعه خود، نظیر دفتر کل و دفتر روزنامه را تا قبل از شروع سال مالی در اداره ثبت اسناد و املاک کشور ثبت، شماره گذاری و پلمپ کنند. در غیر این صورت دفتر توسط اداره دارایی رد خواهد شد.
تفاوت دفتر کل و دفتر روزنامه در حسابداری
گاهی افراد دفتر کل و دفتر روزنامه در حسابداری را با هم اشتباه می کنند. اما کافی است به شناخت تفاوت این دو دفتر بپردازید تا هیچ گاه این دو دفتر را با یکدیگر اشتباه نگیرید. در دفتر روزنامه تمامی رویداد ها به ترتیب وقوع با جزئیات ثبت می شوند همین رویداد ها در دفتر کل نیز ثبت می شود اما ساختار دفتر کل متفاوت است و رویداد ها به ترتیب تاریخ پشت سر هم قرار نمی گیرند، بلکه هر صفحه به حسابی خاص تعلق می گیرد. برای درک بهتر این موضوع به مثالی که در ادامه به آن می پردازیم دقت نمایید.
مطالعه بیشتر: دفتر کل در حسابداری چیست ؟
ارائه یک مثال
در روز 22 مهر سال 1400 شرکت الف مبلغ 1 میلیون تومان از حساب صندوق برداشته و به حساب بانک x برای پرداخت اقساط وام خود پرداخت نموده است، در همین تاریخ مبلغ 2 میلیون ریال جهت فروش کالای a و مبلغ 3 میلیون تومان جهت فروش کالای b به حساب شرکت واریز شده است و در انتهای روز کاری مبلغ 10 میلیون تومان کالا خریداری شده است.
ثبت این رویداد ها در دفتر روزنامه به این صورت است که همه به ترتیب تاریخ وقوع در یک صفحه ثبت می شوند اما هنگام انتقال به دفتر کل باید برای ثبت کالا های فروخته شده به صفحه مربوط به وجوه دریافتنی، برای ثبت میزان خرید باید به صفحه وجوه خریدنی و برای ثبت پرداخت اقساط وام به صفحه مربوط به خود مراجعه نمود و هر یک را در صفحه مختص به خود ثبت نمود. برای آشنایی بیشتر با این دفتر مقاله دفتر کل در حسابداری را مطالعه نمایید.
تهیه دفتر روزنامه سریع، بدون خطا و انتقال آن به دفتر کل
استفاده از هوش مصنوعی و برنامه نویسی در کنار علم حسابداری، انجام امور مربوط به این حوزه را به مراتب سریع تر، راحت تر و کم خطا تر نموده است. نمونه از در هم آمیختگی علوم نامبرده شده در نرم افزار حسابداری کاوش قابل مشاهده است، که بدون نیاز به تبحر ویژه می توان با استفاده از ان ها امور حسابداری را مدیریت نمود و هزینه های مربوط به بخش حسابداری مجموعه خود را تا 40 درصد کاهش داد.
آرتیکل چیست؟
ثبت یک فعالیت مالی در دفتر روزنامه را آرتیکل می نامند. آرتیکل ها به دو نوع دسته بندی می شوند:
1. آرتیکل ساده
هنگام انجام امور مالی در صورتی که یک حساب بدهکار و یک حساب بستانکار گردد ثبت مربوط را آرتیکل ساده می گویند.
2. آرتیکل مرکب
هنگام انجام امور مالی در صورتی که بیش از یک حساب بدهکار و یا بیش از یک حساب بستانکار شود ثبت مربوط را آرتیکل مرکب می گویند.
مطالعه بیشتر: مهم ترین نکات در انواع ثبت حسابداری چیست؟
سخن آخر
الزام وجود دفتر روزنامه در حسابداری بر کسی پوشیده نیست چرا که حیات هر مجموعه فعال به تهیه این دفاتر وابسته است و البته یافتن ابزاری مناسب جهت ثبت اسناد با دقت بالا نیز به همان اندازه مهم است. ما در این مقاله به معرفی دفتر روزنامه ، بررسی تفاوت آن با دفتر کل و معرفی ابزاری جهت سرعت بخشیدن به ثبت اسناد و رهایی از خطاهای ناخواسته انسانی پرداختیم، شما می توانید جهت دریافت مشاوره رایگان با کارشناسان ما در تماس باشید.