متخصصان مالی از ابزارهای مختلفی برای کمک به ردیابی اطلاعات مهم استفاده می کنند. یک کاربرگ حسابداری یا صفحه گسترده، یکی از اسناد مفیدی است که حسابداران استفاده می کنند. در این کاربرگ مراحل مختلف چرخه حسابداری را به تفصیل شرح داده می شود. اگر علاقه مند به توسعه مهارت های خود و پیشرفت در حرفه حسابداری هستید، یادگیری نحوه استفاده از کاربرگ حسابداری برای ایجاد صورت های مالی دقیق ممکن است مفید باشد. در این مقاله، کاربرگ های حسابداری را بررسی می کنیم، انواع مختلف آن را فهرست می کنیم و مراحلی را برای چگونگی تهیه موثر آن ارائه می دهیم.
مطالعه بیشتر: آشنایی با امکانات نرم افزار حسابداری کاوش
کاربرگ های حسابداری چیست؟
کاربرگ حسابداری صفحات گسترده ای هستند که حسابداران برای تهیه صورت های مالی شرکت استفاده می کنند. متخصصان مالی از این ابزارها برای تعیین صحت صورت های مالی یک سازمان در پایان یک دوره حسابداری استفاده می کنند. همچنین به عنوان کاربرگ های تراز آزمایشی شناخته شده و در طول فرآیند چرخه حسابداری زمانی که حسابداران ورودی های مجله و تراز آزمایشی را تنظیم می کنند، مفید هستند.
کاربرگ حسابداری معمولا دارای چندین ستون هستند که شامل حساب های مختلف مانند درآمد و دارایی می شود. هر ستون نشان دهنده مرحله متفاوتی در چرخه حسابداری است. با این حال، از آنجایی که شرکت‌ها از این فرم‌ها برای اهداف داخلی استفاده می‌کنند، قالب می‌تواند برای هر سازمانی قابل تنظیم باشد. حسابداران حرفه ای می توانند این ها را با دست بنویسند یا به صورت آنلاین از طریق نرم افزار خاصی ایجاد کنند.
انواع کاربرگ حسابداری
شرکت ها بسته به نیاز خود می توانند از انواع کاربرگ های حسابداری استفاده کنند. در ادامه به چند نوع کاربرگ حسابداری اشاره شده است که معمولاً مشاغل از آن ها استفاده می کنند:
1. کاربرگ عمومی
کاربرگ عمومی صفحه گسترده ای است که حسابداران برای تجزیه و تحلیل مانده حساب های مختلف از آن استفاده می کنند. این کاربرگ معمولاً شامل چهار تا شش ستون بسته به نیاز یک شرکت منحصر به فرد هستند. نام ستون های مختلف ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- تراز آزمایشی تنظیم نشده
- تراز آزمایشی تعدیل شده
- صورت حساب درآمد
- ترازنامه
مطالب مرتبط: تراز آزمایشی چیست؟
2. کاربرگ تفصیلی
کاربرگ های تفصیلی اغلب حاوی اطلاعات بیشتری نسبت به کاربرگ های عمومی هستند. این کاربرگ حسابداری ممکن است شامل یک صفحه پشتیبانی برای توضیح برخی موارد، مانند موارد زیر باشد:
- لیست حساب های دریافتنی و حساب های پرداختنی
- لیست هزینه های تولید
- لیست حق بیمه
مطالعه بیشتر: انواع حساب های دریافتنی چیست؟
3. کاربرگ حسابرسی
کاربرگ حسابرسی که به عنوان بررسی صفحه گسترده حسابرسی نیز شناخته می شود، ابزاری برای تهیه صورت های مالی یک شرکت برای تأیید صحت اطلاعات حسابداری است. تعداد ستون ها بسته به خواسته های هر سازمان متفاوت است.
4. کاربرگ های 12 ستونی
اگر اطلاعات مربوط به سود انباشته یا حساب تخصیص سود و زیان دارید، کاربرگ 12 ستونی یا تراز آزمایشی توسعه یافته برای اینکار مفید است. معمولاً شرکت های سهامی که سهامداران آن به صورت مشترک سهام دارند از این نوع کاربرگ حسابداری استفاده می کنند.
کاربرگ 6020 چیست؟
کاربرگ 6020 نوعی از کار برگ است که به حسابداران و حسابرسان کمک می کند و تایید امور مالی را راحت تر می کند. این موضوع که حسابداران با کمک چه ابزاری به بررسی حساب ها می پردازند چالش بسیاری از حسابداران می باشد چراکه انتخاب هر کدام از این ابزارها راهگشای بسیاری از مسائل حسابداری خواهد بود. کاربرگ 6020 هم یکی از آن ها خواهد بود.
کاربرگ 6020 صورت های مالی چیست؟
هدف از تهیه کاربرگ 6020 صورت های مالی، مغایرت گیری با صورت های مالی است. از کاربردهای آن در حسابداری، کسب اطمینان از صحت انتقال اقلام و درستی عملیات حسابداری می باشد. برخی از دفترداران تصور می کنند که فرم 6020 و کاربرگ های ده ستونی باهم تفاوت دارند. اما در حقیقت این دو باهم تفاوتی نداشته و یکسان هستند و کارکرد مغایرت گیری، بررسی صحت کدینگ، طبقه بندی و محاسبات دارند.
نحوه تهیه کاربرگ 6020
کاربرگ 6020 همانند کاربرگ حسابداری تهیه می شود و دارای 10 ستون است در ابتدای مقاله به نحوه تهیه کاربرگ حسابداری اشاره کردیم در این قسمت به صورت مختصر به شرح تهیه این کاربرگ خواهیم پرداخت. مراحل تهیه این نوع کاربرگ به صورت زیر می باشد:
- وارد کردن و ثبت تراز آزمایشی کل نهایی شده در کاربرگ 6020
- رونوشت ترازنامه و صورت حساب سود و زیان که از شرکت دریافت شده و رسیدگی آن به اتمام رسیده در کاربرگ 6020 ضمیمه می شود.
- فرم طبقه بندی حساب ها که از شرکت دریافت شده و رسیدگی آن به اتمام رسیده در فرم 6020 دسته بندی می شود.
- اقلام بدهکار در حساب های دائمی درج می شود و برطبق فرم طبقه بندی حساب های بدهکار به ترازنامه در سمت بدهکار ترازنامه برگه 6020 انتقال می یابد.
- اقلام بستانکار در حساب های دائمی درج می شود و برطبق طبقه بندی حساب های بستانکار به ترازنامه در سمت بستانکار ترازنامه فرم 6020 انتقال می یابد.
- مانده حساب سود و زیان سنواتی دارای ماهیت بستانکار و برطبق تراز آزمایشی کل با ماهیت بستانکار در سمت بستانکار ترازنامه و با ماهیت بدهکار با علامت پرانتز در سمت
- بستانکار ترازنامه کاربرگ 6020 درج می شود.
- اقلام سود و زیانی موجود در ستون تراز آزمایشی کل برگه به ستون‌های سود و زیان کاربرگ 6020 انتقال می یابد.
مطالعه بیشتر: بدهکار در حسابداری چیست؟
چرا کاربرگ های حسابداری مهم هستند؟
کاربرگ حسابداری برای سازماندهی جزئیات مالی یک شرکت و تعیین اینکه آیا آن تجارت از نظر مالی سالم است یا خیر، مهم هستند. متخصصانی که از این کاربرگ ها استفاده می کنند می توانند با تهیه صورت های مالی یک شرکت برای هر دوره حسابداری فرآیند خود را ساده کنند. برخی از مزایای استفاده از کاربرگ های حسابداری عبارتند از:
- بهبود انتقال حساب های t به تراز آزمایشی تعدیل شده
- کاهش احتمال خطا در هنگام تهیه صورت های مالی
- برجسته کردن تأثیر تعدیل های ثبت در دفتر روزنامه بر صورت های مالی کلی شرکت
- کمک به پیگیری مراحل چرخه حسابداری شرکت
- شناسایی اینکه چرا صورت های مالی ممکن است به درستی متعادل نباشند
- ردیابی تغییرات یک حساب بین یک دوره مالی و دوره دیگر
- حصول اطمینان از مستندسازی دقیق تمام جزئیات از یک دوره حسابداری
مطالعه بیشتر: آشنایی با صورت های مالی
فواید کاربرگ حسابرسی
کاربرگ حسابداری برای تمامی حسابداران فواید زیادی دارد. اصلی ترین مزایای این فرم در حسابداری عبارتند از:
- کاهش خطاهای محاسباتی و عملیاتی
- اصلاح سریع تر و بهتر حساب ها
- فراهم آوردن ثبت های اصلاحی و بستن حساب ها پیش از ثبت کردن آن ها در دفاتر
- بالا بردن سرعت تهیه صورت های مالی
- ارائه به موقع صورت های مالی
- جمع آوری اعداد و ارقام و حساب ها در یک فرم
- ارزیابی دقیق مانده دفاتر کل و تراز
- اطمینان از به روز بودن اطلاعات مالی
مطالعه بیشتر: آشنایی با عملیات بستن و انتقال حساب در نرم افزار حسابداری
6 مرحله برای تهیه کاربرگ حسابداری
در زیر به برخی از مراحلی اشاره شده که می توانید برای تهیه موثر یک کاربرگ حسابداری انجام دهید:
1. نام شرکت خود را بنویسید
اولین قدم برای تکمیل یک کاربرگ حسابداری نوشتن نام سازمانی است که در مورد آن اطلاعات جمع آوری می کنید. این اغلب با فونت پررنگ در بالای صفحه گسترده ظاهر می شود. همچنین، نکته دیگری که باید در نظر بگیرید تاریخ تکمیل کاربرگ است.
2. عنوان ستون ها را ایجاد کنید
در مرحله بعد، انتخاب تعداد ستون مورد نیاز و نوشتن عنوان برای هر یک از ستون ها است. نام هر دسته را در بالای کاربرگ خود قرار دهید که با "حساب" شروع و با "ترازنامه" ختم می شود. در زیر ستون حساب، سعی کنید انواع مختلف صورت‌حساب‌ها مانند موجودی کالا و وجه نقد را درج کنید. تمام ستون های دیگر شامل بخش بدهی و اعتبار با مقدار منظور می شوند. این به شما کمک می کند تعیین کنید که آیا بدهی و اعتبار مطابقت دارند یا خیر و از درستی آن اطمینان می دهد.
3. تراز آزمایشی تنظیم نشده را قرار دهید
هنگامی که کاربرگ حسابداری را سازماندهی کردید، تراز آزمایشی تنظیم نشده شرکت را برای ستون دوم شناسایی کنید. مقادیر مناسب را در بخش اعتبار و بدهی ثبت کنید. تراز آزمایشی شامل عناصر زیر است:
- دارایی ها
- مخارج
- بدهی ها
- حساب های درآمد
4. موجودی ستون آزمایشی تنظیم شده را شناسایی کنید
ستون بعدی در کاربرگ حسابداری موثر، مانده ستون آزمایشی تعدیل شده است که ثبت مانده های شرکت شما برای حساب های جداگانه می باشد. برای یافتن این، مقادیر موجود در تراز آزمایشی تعدیل و تنظیم نشده را ترکیب کنید. برخی از انواع تراز آزمایشی تعدیل عبارتند از:
- معوقات
- اقلام تعهدی
- تعدیل مالیات
- تراکنش های گمشده
5. صورت سود و زیان را ثبت کنید
مرحله بعدی هنگام تهیه کاربرگ حسابداری، قرار دادن صورت سود و زیان خود در ستون پنجم کاربرگ است. این مقادیر مربوط به حساب های هزینه و درآمد شرکت را خلاصه می کند. اگر کل درآمد از کل هزینه ها بیشتر شود، شرکت ممکن است درآمد خالص ایجاد کند. با این حال، زمانی که کل هزینه ها از کل درآمد بیشتر شود، شرکت ممکن است زیان خالص را تجربه کند. صورت سود و زیان شامل:
- حساب های مربوط به فروش
- هزینه های اجرایی
- هزینه فروش
مطالب مرتبط: صورت سود و زیان در نرم افزار حسابداری
6. ترازنامه را تکمیل کنید
در ستون پایانی کاربرک حسابداری ترازنامه خود را ثبت کنید. مشابه سایر ستون‌ها، بررسی کنید که آیا مجموع ستون‌های اعتباری و بدهی موجود است یا خیر. ترازنامه معمولاً شامل موارد زیر است:
- دارایی ها
- بدهی ها
- سرمایه مالک
پس از تکمیل کاربرگ حسابداری خود، می توانید ورودی های پایانی خود را آماده کنید. ثبت‌های پایانی مستلزم آن است که شرکت‌ها موجودی خود را به حسابی که به عنوان خلاصه درآمد شناخته می‌شود، منتقل کنند. که در نهایت آن ها این موجودی را به حساب دائمی خود منتقل می کنند.
وظایف حسابداران در برابر کاربرگ چیست؟
بر خلاف کاربرگ حسابرسی، کاربرگ حسابداری مصرف داخلی دارد. به این معنا که فقط جهت اعتبار سنجی حساب ها تهیه شده و تنها حسابدار از آن استفاده می کند. پس از تهیه کاربرگ، به مدیران، مشتریان یا موسسات حسابرسی ارائه نمی شود. اگر این فرم به صورت صحیح تهیه شود، صورت های مالی بی عیب و نقص به دست می آید. وظایفی که حسابدار در برابر کاربرگ دارد عبارتند از:
- استفاده از آن در اعتبار سنجی حساب ها
- ثبت دقیق اطلاعات در آن
- عدم تحویل فرم حسابداری به افراد غیر مسئول
- رعایت اصل محرمانگی و عدم افشای اطلاعات
از آنجایی که کاربرگ حسابداری دارای اطلاعات مالی داخلی شرکت است در صورت در اختیار قرارگرفتن مدیران ممانعتی ندارد اما بیشتر اوقت این اتفاق نمی افتد.
مطالعه بیشتر: تجزیه و تحلیل نسبت های مالی چگونه است؟