دفتر معین در حسابداری

دفتر معین در حسابداری به منظور ثبت اطلاعات حساب ها با جزئیات، مورد استفاده قرار می گیرد. برخی بر این باور هستند که ثبت اسناد و اطلاعات حسابداری تنها در دفتر روزنامه و یا دفتر کل کافی است. این در حالی است که عموما بررسی جزئیات برای حل و فصل چالش های روزمره و دوره ای حسابداری مورد نیاز واقع می شود، اما به خاطر عدم وجود دفتر معین نمی توان به خوبی از پس چالش ها برآمد. این مشکل همچنین برای افرادی که از نرم افزار های حسابداری استفاده می کنند اما نرم افزار آن ها امکان تهیه دفتر معین را ندارد نیز به وجود می آید. مجموعه نرم افزاری حسابداری کاوش هنگام طراحی و پیاده سازی نرم افزار های تخصصی، با تکیه بر دانش متخصصین خود به حل این مشکل پرداخته است.

در نرم افزار های حسابداری کاوش فردا ما با مجموعه ای از امکانات منحصر به فرد رو به رو هستیم که امکان تهیه دفتر معین در حسابداری یکی از آن ها است. در مقاله جاری به معرفی دفتر معین و چگونگی استفاده از آن خواهیم پرداخت. برای اطلاع از امکانات بیشتر و کسب اطلاعات بیشتر پیرامون نرم افزار های حسابداری و مدیریتی مجموعه نرم افزاری کاوش می توانید با کارشناسان ما در تماس باشید.

مقدمه

دفتر معین در حسابداری از جمله اسناد و مدارک غیر رسمی محسوب می شود، اما این موضوع بیانگر اهمیت کم این دفتر در امور حسابداری نیست، چرا که ما در بسیاری از مجموعه های بزرگ و کوچک احساس نیاز به این دفتر را مشاهده کرده و شاهد وجود آن در تمامی مراکز فعال به لحاظ اقتصادی هستیم. اطلاعاتی که وارد دفتر معین می شود شامل مبالغ سرمایه گذاری، موجودی کالاها، حساب پول های نقد، هزینه های تعهدی، سپرده مشتریان و بسیاری از این قبیل حساب ها برای جمع آوری مخزنی از جزئیات حساب ها است.

دفتر معین در حسابداری چیست؟

همانطور که گفته شد دفتر معین در حسابداری دفتری است که حسابداران با استفاده از آن به ساختار نامتقارن و آشفته حساب های خود نظم می بخشند. در این دفتر کلیه جزئیات یک حساب کل ثبت می شود. برای درک بهتر درنظر بگیرید هنگامی که یک فرد تحت عنوان حسابدار اطلاعات را به صورت کلی در دفتر کل وارد می کند در واقع تمامی حساب های بدهکار را در یک صفحه، حساب های بستانکار را در یک صفحه و به همین ترتیب هر حساب را به تفکیک در صفحه مخصوص به خود ثبت می کنند. اما در دفتر معین هر فرد حقیقی و یا حقوقی یک صفحه مختص به خود جهت ثبت انواع حساب های مربوط به خود دارد. در نتیجه هنگامی که در دفتر کل به مشکلی برخورد کنید، می توانید با مراجعه ای کوتاه به دفتر معین و نگاه به صفحه افراد مختلف چالش ها را در زمانی کوتاه برطرف نمایید.

مثال استفاده از دفتر معین

به مثالی که در ادامه به آن می پردازیم دقت کنید تا به اهمیت وجود این ابزار واسطه پی ببرید. فرض کنید که یک شرکت مبلغ 5 میلیون تومان از فرد «الف» قرض گرفته است. گزارش این تراکنش در دفتر روزنامه و در نهایت در دفتر کل در صفحه ای به نام حساب های پرداختی ثبت می شود. درصورتی که شرکت شما از فرد «ب» نیز مبلغ 7 میلیون تومان قرض بگیرد، مبلغ بدون تغییر در دفتر کل و در صفحه حساب های پرداختی ثبت می شود. هنگامی که حساب های شما دچار مشکل شود یافتن ایراد در صفحه حساب های پرداختی دفتر کل -که تمامی اطلاعات به صورت کلی در آن ثبت شده است- مانند پیدا کردن سوزن در انبار کاه است.

اما هنگامی که دفتر معین وجود داشته باشد و تمامی اطلاعات با جزئیات در آن ثبت شود در صورت بروز هر مشکلی در دفتر کل و حساب های کلی، شما می توانید به ارجاعاتی که به دفتر معین داده شده است مراجعه کنید و با بررسی ریز جزئیات حساب ها به مشکلات پی ببرید و درصدد حل کردن آن ها برآیید.

مطالعه بیشتر: آشنایی با امکانات نرم افزار حسابداری پیمانکاری کاوش

نحوه استفاده اطلاعات دفتر معین

اطلاعات به صورت کدگذاری شده در دفترهای حسابداری ثبت می شود. نحوه کد گذاری آن ها به این صورت است که برای هر حساب یک کد اختصاصی در نظر گرفته می شود و از همان کد در تمامی دفاتر حسابداری استفاده می شود. در دفاتر حسابداری ستونی به نام ستون عطف وجود دارد که در آن اعداد مربوط به هر حساب نوشته می شود. هنگام بروز هر مشکلی در امور ثبت شده در دفتر کل با توجه به عدد ثبت شده در ستون عطف به دفتر معین مراجعه می شود و مشکل به وجود آمده بر طرف می شود. البته هنگام استفاده از نرم افزار حسابداری کاوش نیاز به جستجو و صرف زمان زیاد در بین اسناد و مدارک نخواهید داشت و تنها با وارد کرد اعداد می­توانید به سرعت به مقصد خود -که همان صفحه مورد نظر در دفتر معین است- برسید.

دفتر معین در نرم افزار

همان طور که بیان شد با استفاده از نرم افزار حسابداری کاوش می توانید اطلاعات را در دفتر معین نیز ثبت کنید. در نظر بگیرید که در حساب های خود دچار چالش شده اید و تنها با چند کلیک می توانید به سرعت میان دفاتر جا به جا شوید و اطلاعات را بررسی نمایید. این امکان سرعت شما در انجام امور حسابداری را چند برابر می کند چرا که نیاز به پیدا کردن دفتر در بایگانی و مراجعه به صفحه مورد نظر نیست تنها با وارد کردن چند شماره می توانید به صفحات مورد نظر خود دست یابید و زمان خود را صرف امور مهم تری نمایید.

حساب های دفتر معین

حساب های دفتر معین در حسابداری شامل سابقه حساب های هر شرکت برای مرتب سازی آن ها و همچنین جمع بندی و ذخیره معاملات است. حساب هایی که در دفتر معین با آن ها مواجه خواهیم شد شامل حساب های ترازنامه است که چند نمونه از آن ها به شرح زیر است.

• حساب های دارایی
• حساب های بدهی

حساب بدهی در دفتر معین

همانطور که بیان شد دفتر معین در حسابداری شامل حساب های بدهی است که این حساب ها شامل یادداشت های قابل پرداخت، هزینه های قابل پرداخت، سپرده های مشتریان و سهام داران، سهام خزانه و ... است

سخن آخر

استفاده از دفتر روزنامه، دفتر معین در حسابداری و در نهایت استفاده از دفتر کل لازمه انجام حسابداری صحیح و اصولی است. اما گاه تهیه این دفاتر و ثبت تک تک جزئیات حسابداری در آن ها کار بسیار دشواری است. در این شرایط نرم افزار حسابداری کاوش به کمک شما خواهد آمد تا امور حسابداری خود را هر چه سریع تر و با کیفیت هر چه بیشتر انجام دهید. برای کسب اطلاعات بیشتر از خدمات مجموعه کاوش و امکانات نرم افزارهای حسابداری این مجموعه می توانید با کارشناسان خبره ما تماس حاصل فرمایید.