انجام معاملات در سطوح مختلف نیازمند صدور انواع فاکتور، اعم از فاکتور رسمی و غیر رسمی است. هر یک از این فاکتور ها کارکرد خود را دارند اما لازم است بدانید، فاکتوری که سندیت قانونی دارد فاکتور رسمی است و این فاکتور نیازمند اطلاعات و شرایط ویژه ای است که در این مقاله از مجموعه مقالات کاوش مفصلا شرح داده خواهد شد. کارشناسان مجموعه نرم افزاری و حسابداری کاوش در این مقاله خواهند گفت که فاکتور رسمی و غیر رسمی چیست، هر یک برای چه موقعیتی مناسب است و ویژگی های یک فاکتور رسمی استاندارد چیست؟
مقدمه
فاکتور رسمی و غیر رسمی در واقع همان فاکتور فروش هستند که در تمامی معاملات رد و بدل می شوند. فاکتور رسمی فاکتور فروشی معتبر از نظر سازمان امور مالیات کشور است و در تمامی معاملات بدون در نظر گرفتن مقیاس آن قابل استفاده است. برخی بر این باور اند که فاکتور رسمی مناسب کسب و کار های بزرگ و معاملات سنگین است. این در حالی است که این باوری غلط است. خریدار در هر حالتی می تواند از فروشنده تقاضای فاکتور رسمی نماید و فروشنده متقابلا ملزم به صدور فاکتور رسمی مطابق با استاندارد های ذکر شده از سوی سازمان امور دارایی کشور است.
فاکتور رسمی چیست
متداول ترین سوالی که هنگام تقاضای صدور فاکتور، از سوی فروشندگان مطرح می شود سوال "فاکتور رسمی یا غیر رسمی؟" است. عموما خریداران فرق بین این دو را نمی دانند و اینطور مواقع سر در گم می شوند. این در حالی است که تمامی اعضا درگیر در معامله باید از این جزئیات مطلع باشند. بر طبق ماده 19 قانون مالیات بر ارزش افزوده تمامی واحد های تجاری که مودی مالیاتی نیز هستند موظف اند به خریداران فاکتور رسمی ارائه بدهند و هرگونه امتناع از ارائه فاکتور رسمی فروشنده را متحمل جرائم مالیاتی سنگین خواهد کرد. فاکتور رسمی در واقع سندی حسابداری است که اطلاعات طرفین قرارداد در آن ذکر شده است و به مهر و امضا طرفین می رسد.
ویژگی های فاکتور رسمی استاندارد
فاکتور رسمی تحت عنوان صورت حساب فروش کالا و خدمات نیز شناخته می شود و ویژگی های عمومی و اختصاصی مخصوص به خود را دارد. به عنوان مثال ویژگی های مربوط به کاغذ و اندازه آن، ویژگی عمومی فاکتور رسمی است و وجود کد اقتصادی، شناسه اقتصادی، چاپ آفست ... ویژگی های اختصاصی است که باید برای ارائه فاکتور رسمی آن ها را در نظر گرفت.
کاغذ فاکتور رسمی
انتخاب اندازه سند به عهده فروشنده ارائه دهنده است. کاغذ فاکتور رسمی می تواند A4 و یا A5 باشد. مدل کاغذ نیز به انتخاب فروشنده یا ارائه دهنده خدمت، برای استفاده در پرینتر میتواند 80 گرمی و برای نوشتار دستی 60 گرمی باشد.
چاپ فاکتور رسمی
این موضوع در فاکتور رسمی و غیر رسمی ذکر می شود اما لازم است تاکید شود که در فاکتور رسمی می بایست توضیح کالا و خدمات مورد معامله به همراه تعداد و قیمت واحد که تحت عنوان "فی" نیز شناخته می شود، به صورت کامل ذکر شود. قصور در هر یک، فاکتور را فاقد اعتبار خواهد کرد و تبعاتی برای هر دو طرف معامله در پی خواهد داشت.
نحوه وارد کردن اطلاعات در فاکتور رسمی
اطلاعاتی که باید در فاکتور رسمی ذکر شود شامل اطلاعات خریدار و فروشنده می باشد. این اطلاعات برای هر فروش و هر فرد مجزا تعریف خواهد شد. به عنوان مثال باید کد اقتصادی هر یک از طرفین معامله و همچنین شناسه و یا کد ملی طرفین ، کد پستی و آدرس هر دو طرف، شماره ثبت و دیگر مشخصات به صورت کامل ذکر شود.
ذکر نوع کالا و خدمات
این موضوع در فاکتور رسمی و غیر رسمی ذکر می شود اما لازم است تاکید شود که در فاکتور رسمی می بایست توضیح کالا و خدمات مورد معامله به همراه تعداد و قیمت واحد که تحت عنوان "فی" نیز شناخته می شود، به صورت کامل ذکر شود. قصور در هر یک، فاکتور را فاقد اعتبار خواهد کرد و تبعاتی برای هر دو طرف معامله در پی خواهد داشت.
تایید طرفین معامله
طرفین قرارداد با مطالعه مفاد فاکتور برای تایید، قسمت پایانی فاکتور را مهر و امضا می کنند. دقت کنید که مهر و امضا باید بدون خط خوردگی باشد.
فاکتور غیر رسمی
از بین انواع فاکتور رسمی و غیر رسمی نوبت به معرفی فاکتور غیر رسمی رسیده است. از آن جهت عنوان غیر رسمی به این فاکتور اطلاق می شود که این نوع فاکتور سندیت قانونی ندارد و توسط ممیزین مالیاتی مورد تایید نیست. لذا طرفین معامله ای که هر دو کد اقتصادی دارند و مودی مالیاتی محسوب می شوند می بایست از فاکتور رسمی استفاده کنند. گاهی برخی از افراد برای رهایی از پر کردن اطلاعات و یا عدم دسترسی به شرایط ارائه فاکتور رسمی، از صدور آن سر باز می زنند اما این در حالی است که اگر از یک نرم افزار حسابداری که قابلیت صدور فاکتور رسمی داشته باشد استفاده کنید، در هر مکان و هر زمانی می توانید به مشتریان خود فاکتور رسمی ارائه دهید.
فاکتور صوری
فاکتور صوری روشی غیر قانونی است که برخی از آن برای دور زدن مالیات و فاکتور سازی استفاده می کنند. این افراد قافل از آن اند که ممیزین مالیاتی برای جلوگیری از این اتفاق بررسی های لازم را به عمل خواهند آورد.
بررسی ممیزین مالیاتی
ممیزین مالیاتی هنگام بررسی حساب های مالی، برای جلوگیری از فرار مالیاتی و فاکتور سازی های صوری اقداماتی انجام می دهد که از جمله آن ها می توان به کنترل شناسه ملی خریدار و فروشنده، کنترل اعتبار ارزش افزوده، کنترل نوع فعالیت صادر کننده خدمات و تطبیق آن با خدمات و کالای ذکر شده در فاکتور، بررسی مستنداتی از قبیل بارنامه، بررسی مستندات پرداخت نظیر چک ها فیش واریزی اشاره نمود.
صدور فاکتور رسمی به صورت آنی
در حسابداری سنتی صدور فاکتور رسمی و غیر رسمی به صورت آنی و بدون حضور مسئولین مربوطه امکان پذیر نبود، لذا همین امر موجب تعویق در دریافت و ارائه فاکتور رسمی و غیر رسمی می شد. اما امروزه با استفاده از نرم افزار ها نگرانی کسب و کار ها برای صدور فاکتور رسمی از بین رفته است. به عنوان مثال نرم افزار های حسابداری و مدیریتی کاوش علاوه بر امکانات اختصاصی و مورد نیاز کسب و کار شما امکان صدور آنی فاکتور رسمی را به شما خواهد داد. برای کسب اطلاعات بیشتر پیرامون این نرم افزار ها و امکانات منحصر به فرد آن ها با کارشناسان مجموعه نرم افزاری کاوش در تماس باشید.
مطالعه بیشتر: آشنایی با انواع و امکانات نرم افزارهای حسابداری کاوش
سخن آخر
با پیشرفت علم و تکنولوژی در زمینه های مختلفی همچون حسابداری، بسیاری از مشکلات گذشته مودیان بر طرف شده است. صدور فاکتور رسمی و غیر رسمی عضو جدایی ناپذیر کسب و کار ها از گذشته تا به امروز است که در طی زمان برای صدور آن از ابزار های گوناگون استفاده می شده است. در این مقاله از مجموعه مقالات کاوش به تعریف ویژگی های فاکتور رسمی و غیر رسمی پرداخته شد. برای کسب اطلاعات بیشتر پیرامون مسائل مختلف حسابداری به بخش مقالات وب سایت کاوش مراجعه نمایید.