دفتر کل در حسابداری

دفتر کل در حسابداری

دفتر کل در حسابداری به جهت تهیه ترازنامه و همچنین تهیه صورت های مالی در شرکت ها و مجموعه های دارای کد اقتصادی تدوین می شود. در واقع دفتر کل همانند دفتر روززنامه و دفتر معین یکی از ابزار های  تکمیل فرایند حسابداری است. هر یک از این ابزار ها مکمل یکدیگر اند و بدون آن ها نمی توان امور حسابداری را به صورت کامل و صحیح انجام داد. انجام امور حسابداری از هر روشی که باشد نیازمند این دفاتر هست. در بین روش های مختلف، افرادی که از نرم افزار برای حسابداری استفاده می کنند با چالش های بیشتری در رابطه با تهیه دفتر کل در حسابداری مواجه هستند. اما جالب است بدانید، افرادی که با نرم افزار حسابداری کاوش امور مربوطه را انجام می دهند هیچگونه نگرانی در رابطه با تهیه دفتر روزنامه، دفتر معین و دفتر کل در حسابداری نخواهند داشت.

شرکت نرم افزاری کاوش ، مجموعه ای فعال در زمینه تولید نرم افزار های حسابداری و مدیریتی مختص مشاغل گوناگون متناسب با نیاز های همان شغل است. نرم افزار های حسابداری کاوش قابلیت ها و مزایای بسیار منحصر به فردی دارند که هر نرم افزار را به یک حسابدار حرفه ای تبدیل کرده است و نیاز مجموعه شما به حسابدار را مرتفع خواهد کرد. برای بررسی بیشتر امکانات این نرم افزار ها می توانید به صفحه اصلی وب سایت کاوش مراجعه نمایید و یا برای کسب اطلاعات بیشتر و مشورت با کارشناسان کاوش با ما در تماس باشید.

دفتر کل چیست؟

نرم افزار حسابداری و دفتر کل - حسابداری دفتر کل

همانطور که گفته شد تهیه دفتر کل بخشی از سیستم و مراحل حسابداری است و دفتری است که تمامی حساب ها به طور جداگانه، بعد از طبقه بندی در آن ثبت می شود. وجود دفتر کل به این دلیل است که اطلاعات ثبت شده در دفاتر روزنامه طبقه بندی شده نیست و نمی توان از روی آن ها مطالبی همچون مانده حساب ها را بررسی نمود. برای حل این مشکل حسابداران تمامی اطلاعات دفاتر روزنامه را جمع آوری و دسته بندی می کنند و به دفاتر کل منتقل می کنند. در دفتر کل هر حساب صفحه و یا صفحات مخصوص به خود را دارند و تمامی بدهکاری ها و بستانکاری ها در این صفحات ثبت می شوند بنابراین دفتر کل در حسابداری به دفتری گفته می شود که تمام حساب های یک موسسه و یا شرکت و یا مجموعه به تفکیک در آن جمع آوری و نگهداری می شود.

حساب های مختلف

دفتر کل در حسابداری برای هر حساب صفحه و یا صفحات جداگانه ای دارد به این معنا که مثلا برای موجودی کالا ها یک صفحه جداگانه در نظر گرفته می شود و تمامی رویداد های مالی مربوط به این حساب به صورت مفصل و به ترتیب پشت سر هم ثبت می شوند و یا به عنوان مثال برای صندوق صفحات جداگانه ای در نظر گرفته می شود و تمام حساب های بستانکار و بدهکار این حساب نیز از دفتر روزنامه به دفتر کل منتقل می شود.

قانون تجارت و دفتر کل

ماده هشت در قانون تجارت بیانگر آن است که هر تاجر باید تمامی معاملات انجام شده در کسب و کار خود را حداقل ماهی یک بار از دفتر روزنامه به دفتر کل منتقل نماید. دقت داشته باشید که هر نوع معامله ای باید در صفحه مختص به خودش ثبت شود. لازم به ذکر است که اگر از نرم افزار حسابداری کاوش استفاده نمایید نیازی به توجه به این نکات ریز هنگام حسابداری نخواهید داشت، چرا که تمامی این جرئیات در نرم افزار موجود است و تنها کافی است شما مبالغ ورودی را وارد نمایید تا در کسری از ثانیه بقیه کارها انجام شود.

شرایط دفتر کل

دفتر کل در حسابداری باید دارای فضای مناسب و کافی جهت منتقل کردن حساب ها باشد یعنی ستون های طرح شده در این دفاتر باید فضای کافی و مناسب جهت منتقل کردن تمامی حساب ها از دفتر روزنامه را داشته باشد. دفتر کل مناسب، دفتری است که در ستون های خود جایی برای درج شماره سند حسابداری، جایی برای ثبت کردن تاریخ، قسمتی برای شرح حساب ثبت شده، قسمتی جهت ثبت مبلغ بدهکار و قسمتی مجزا جهت ثبت مبلغ بستانکار و همچنین قسمتی جهت ثبت مانده حساب را داشته باشد. به تمامی این موارد اقلام دفتر کل گفته می شود. تصویر زیر نمونه ای از دفتر کل در حسابداری است.

اجزا دفتر کل دفاتر کل و حسابداری با نرم افزار

اقلام دفتر کل

همانطور که گفته شد در دفتر حسابداری وجود 8 فاکتور ضروری است. این فاکتور ها تحت عنوان اقلام دفتر کل در حسابداری شناخته می شوند. و در نرم افزار های حسابداری تنها با وارد کردن چند گزینه به صورت خودکار این اقلام ثبت می شود و نیاز به تهیه دفاتر گوناگون نیست. به طور کلی این اقلام شامل موارد زیر است.

نام حساب

نام حساب یکی از اقلام ضروری است که در بالاترین قسمت هر صفحه در دفتر کل نوشته شده است در این قسمت عنوان حسابی که قصد انتقال آن را دارید نوشته می شود.

تاریخ

ذکر تاریخ هنگام ثبت حساب ها در دفتر کل الزامی است و به روز و ماه نوشته می شود. دقت داشته باشید که این تاریخ، تاریخ روزی که حساب به دفتر کل منتقل می شود نیست بلکه همان تاریخی است که حساب رویداد در دفتر روزنامه ثبت شده است.

شماره دفتر روزنامه

ستون دیگری تحت عنوان شماره دفتر روزنامه و یا عطف وجود دارد که در واقع قسمتی است که در آن شماره صفحه دفتر روزنامه ذکر می شود. ( شماره صفحه ای که رویداد مالی در آن ثبت شده است. ) این قسمت برای ارجاع راحت تر و یافتن سریع تر حساب ها گذاشته شده است.

ستون بدهکار

هر میزان بدهکاری در این ستون ذکر می شود.

ستون بستانکار

هر میزان بستانکاری در این ستون ثبت می شود.

ستون باقی مانده

مانده حساب و یا باقی مانده حساب در این ستون ثبت می شود.

تشخیص

ستونی که تحت عنوان تشخیص شناخته می شود در واقع جهت سرعت بخشیدن به بررسی حساب ها است و در این ستون حساب هایی که در نهایت بدهکار باشند به اختصار "بد" نوشته می شوند و اگر در نهایت حسابی بستانکار تشخیص داده شود به اختصار در این ستون عبارت "بس" نوشته می شود.

تشخیص در دفتر کل حسابداری آسان با نرم افزار

ترتیب نوشتن حساب ها

تشخیص در دفتر کل حسابداری آسان با نرم افزار

بر طبق قرار داد ترتیب نوشتن حساب ها در دفتر کل به این صورت است که در ابتدا حساب های دارایی ثبت می شود و بعد از آن به ترتیب حساب های بدهی، حساب حقوق صاحبان سهام، حساب های مربوط به فروش و یا درآمد، و در آخر حساب های مربوط به هزینه ثبت می شود.


نحوه نوشتن دفتر کل

نحوه نوشتن دفتر روزنامه و کل

نحوه نوشتن دفتر کل از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است و حتما باید به حسابدار حرفه ای سپرده شود. شرکت های حسابداری بهترین گزینه جهت تحریر دفاتر قانونی به حساب می آیند. به این علت که شرکت های حسابداری به خاطر تعدد در کار تحریر دفاتر قانونی به نحوه نوشتن دفتر کل تسلط و اشراف کامل دارند. تحریر این دفاتر باید به صورت صحیح انجام شود چرا که بروز اشتباهات و ایرادات سبب رد شدن دفتر قانونی می شود و جرائم سنگین مالیاتی را در بر دارد.
مطالعه بیشتر: آشنایی با بخشودگی جرائم مالیاتی


مراحل نحوه نوشتن دفتر کل

مراحل نحوه نوشتن دفتر کل
نحوه نوشتن دفتر کل به این صورت است که پس از ثبت اطلاعات درج شده در اسناد و مدارک دفتر روزنامه، هر مبلغ مندرج در ستون بدهکار در دفتر روزنامه به طرف بدهکار دفتر کل و هر مبلغ درج شده در ستون بستانکار دفتر روزنامه به طرف بستانکار دفتر کل انتقال می‌یابد. اغلب دفاتر حاوی فرم ‌های چاپ شده وجود دارند که اصطلاحا به آن دفتر کل می‌گویند. مجموع حساب ‌های دفتر کل به ترتیبی که در صورت‌ های مالی منعکس می‌شود، دفتر کل را تشکیل می‌دهد.
مطالعه بیشتر: آشنایی با دفتر روزنامه در حسابداری

در دفتر کل برای همه حساب ها و سرفصل ‌های حسابداری یک یا چند صفحه اختصاص داده می شود که در صورت ثبت مبادلات با مشکل روبرو نشوند. به هر حساب دفتر کل جهت شناسایی حساب ‌ها شماره ای اختصاص می‌یابد. به عنوان مثال می‌توان برای حساب‌ های دارایی شماره ۱۰ تا ۱۹ و برای حساب‌های بدهی ۲۰ تا ۲۹ برای حساب ‌های حق مالی صاحب سرمایه ۳۰ تا ۳۹ و برای درآمدها ۴۰ تا ۴۹ و برای هزینه‌ها ۵۰ تا ۵۹ اختصاص داد.

نحوه نوشتن دفتر کل در سرفصل حساب های صندوق یا بانک بسیار قابل توجه می‌باشد. چرا که این سرفصل حساب ها در تمامی موسسات و شرکت ها دارای ثبت ‌های بسیار زیادی می‌باشد. بنابراین نمی‌توان برای این سرفصل‌ ها تعداد صفحات کم در نظر گرفت. نکته مهمی که باید در اینجا مد نظر داشت این است که در تجزیه تحلیل ‌ها باید بدانیم که برای هر سرفصل به چه میزانی برگ دفتر کل نیاز می‌باشد.

  • ابتدا تاریخ: تاریخ سرفصل در دفتر کل باید همان تاریخ ثبت در دفتر روزنامه باشد.
  • ستون شرح: ستون شرح برای نوشتن هر نوع شرح حسابی ضروری می‌باشد. به بیانی دیگر هر توضیحی که ضروری بود را می‌توان در این ستون نوشت.
  • ستون بدهکار: ستون بدهکار در نحوه نوشتن دفتر کل به این صورت است که تمام حساب هایی که در ستون بدهکار نوشته شده اند و مربوط به آن سرفصل می‌باشند را طبق دفتر روزنامه به ستون بدهکار انتقال می‌دهیم.
  • ستون بستانکار: ستون بستانکار نیز همانند ستون بدهکار می‌باشد. اما این ستون بیانگر اعدادی است که در ستون بستانکار دفتر روزنامه نوشته شده اند.

تهیه دفتر کل در نرم افزار حسابداری

هنگامی که شما در از نرم افزار حسابداری کاوش فردا استفاده نمایید برای تهیه تمامی دفاتر مربوط به حسابداری از جمله دفتر کل نیازی به تخصص نداشته و تنها کافی است حساب ها بعد از انجام در نرم افزار ثبت شود. پس از ثبت حساب ها به صورت خودکار در دفاتر روزنامه دفتر معین و دفتر کل ثبت می شوند و نیاز به محاسبات پیچیده چندین و چند باره نخواهد بود. به همین دلیل است که امروزه استفاده از این نرم افزار ها چنین فراگیر شده است.

سخن آخر

تکنولوژی همیشه جامع را به سمت سرعت و پیچیدگی کمتر پیش خواهد برد و همین موضوع به انسان کمک می کند تا با صرف وقت در حوزه های تخصصی به موفقیت های بیشتر و بهتری برسد. امروزه استفاده از نرم افزار های حسابداری کمک بزرگی به صرفه جویی در وقت و هزینه کرده است. ما در این مقاله به تعریف دفتر کل در حسابداری پرداخته و جایگزینی خوب برای ثبت حساب ها به جای ثبت دستی در دفاتر مختلف حسابداری معرفی نمودیم. جهت سفارش نرم افزار های کاربردی کاوش با ما در تماس باشید.

نظرات

0 نظر ارسال نظر