حسابداری دولتی: تعریف، انواع و اهمیت آن

حسابداری یکی از وظایف مهم هر کسب و کاری است. دانستن زمان و مکان آمدن و رفتن پول شما بسیار مهم است. بدون این دانش، غیرممکن است که بدانیم چه کسی یا چه چیزی حقوق دریافت کرده یا باید پرداخت کرد. در دولت یا بخش عمومی، جریان ‌های درآمد کمی متفاوت عمل می‌ کنند. هر سازمانی حداقل نیازمند حسابدار دولتی است برای این که بتواند در مورد کنترل بودجه برنامه ریزی و تصمیم گیری کند.

در این مقاله به شرح مباحثی از جمله حسابداری دولتی چیست؟ انواع و اهمیت آن خواهیم پرداخت. خواندن این مقاله را به مدیران مالی شرکت ها، حسابداران، دانشجویان رشته حسابداری پیشنهاد می کنیم.

مقدمه

تحولات قابل توجهی در طی چند سال گذشته در حسابداری دولتی ایجاد شده است که موجب تغییر رویکرد سنتی حسابداری شده است. در نهایت این تغییر موجب شده طبقه بندی، گزارش منابع و مصارف دولت ها و ثبت بخش محدودی از کارکرد حسابداری بخش دولتی محسوب شده است.

حسابداری دولتی چیست؟

حسابداری دولتی (Government Accounting) فرآیندی است که در آن گزارشات رویدادهای بودجه ای و مالی دستگاه های اجرایی دولتی را جمع آوری و تحلیل کرده و همچنین با ارائه آن گزارشات می توان در راستای برنامه ریزی و کنترل بودجه تلاش کرد. این نوع از انواع حسابداری کنترل شدیدی بر روی منابع دارد.

سازمان های دولتی و شرکت ها برای یک سال یا دیگر دوره های مالی برای برنامه ریزی فعالیت های خود به حسابداران دولتی وابسته هستند. گزارشات مالی بسیاری از آن ها ممکن است در اختیار عموم قرار گیرد در جهت این که مردم اطلاع داشته باشند که دولت در چه زمینه ای هزینه کرده و بخش بزرگ آن محرمانه خواهد بود و فقط در اختیار دولت و سازمان های وابسته قرار خواهد گرفت.

حسابدار دولتی کیست؟

در بالا با تعریف حسابداری دولتی آشنا شدیم اما ممکن است این سوال در ذهن شما مطرح شود که حسابدار دولت چه کسی است؟ به فردی که علاوه بر داشتن مهارت در حسابداری، توانایی انجام امور مربوط به تشخیص حساب ها، بودجه بندی ها، عملیات حسابداری سپرده ها، تشخیص حساب ها، تنظیم درآمد و هزینه اختصاصی، تهیه صورت های مالی مهم در موسسات دولتی و… را نیز دارد؛ حسابدار دولتی گفته می‌شود. گزارشاتی که حسابدار دولتی ارائه می‌دهد در واقع به دولت کمک می ‌کند که در مورد امور مالی و بودجه بندی سازمان ها و بخش های دولتی بهتر عمل کرده و از نواقص و مشکلات مالی آگاهی یابد.

کاربرد حسابداری دولتی

ارزیابی عملکرد هر کدام از دستگاه های اجرایی در زمینه فعالیت آن ها از اهداف و کاربرد حسابداری دولتی است که در ادامه به بخشی از آن ‌ها اشاره شده است:

- ارائه صورت های مالی به صورت منصفانه
- رعایت کردن قوانین و مقررات مالی و محاسباتی
- درصدد تحقق اهداف از پیش تعیین شده
- حراست و کاربرد به جا از اموال و دارایی ها

وظایف حسابدار دولتی

- 1.توانایی تشخیص حساب ها در حسابداری دولتی و مقایسه آن با حسابداری بازرگانی
- 2.توانایی تنظیم اسناد مالی
- 3.توانایی عملیات حسابداری سپرده ها
- 4.توانایی عملیات حسابداری بانک
- 5.توانایی تنظیم حساب درآمد و هزینه اختصاصی
- 6.توانایی بستن حساب ها و تنظیم حساب های نهایی
- 7.توانایی تهیه انواع صورت های مالی طرح های عمرانی
- 8.توانایی انجام عملیات مالی ادارات دولتی شهرستان ها در ارتباط یا ادارات ذیحسابی
- 9.توانایی انجام عملیات مالی و حسابداری شهرداری ها
- 10.توانایی تهیه لایحه تفریغ بودجه
- 11.آشنایی با دفاتر مالی، دفتر صدور برگه، دفتر روزنامه، دفتر روزنامه عمومی، دفتر روزنامه دریافتی صندوق، دفتر روزنامه پرداختی صندوق، دفتر ثبت اسناد هزینه
- 12.شناسایی اصول ثبت فعالیت های مالی در دفاتر
- 13.شناسایی وصول تنخواه گردان حسابداری
- 14.برقراری تنخواه گردان پرداخت
- 15.عملیات حسابداری مربوط به ثبت رقم تنخواه گردان در دفاتر
- 16.شناسایی اصول پرداخت های علی الحساب و پیش پرداخت
- 17.شناسایی اصول پرداخت بهای کالای خریداری شده
- 18.شناسایی پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان
- 19.شناسایی اصول واریز اسناد تنخواه گردان پرداخت

تنخواه گردان در حسابداری دولتی

تنخواه گردان در حسابداری دولتی دسته‌بندی‌های گوناگونی دارد که عبارتند از:

تنخواه گردان خزانه: به موجودی اعتباری اشاره دارد که در حساب درآمد عمومی قرار دارد و بانک مرکزی آن را نگهداری می‌کند. استفاده از این مبلغ در سال مالی برای پاسخ به نیازهای وزارت اقتصادی و خزانه، بر اساس قوانین مربوطه امکان‌پذیر است.

تنخواه گردان استان: به مبلغ اعتباری اشاره دارد که از موارد تصویب شده، به منظور فراهم‌سازی تسهیلات مورد نیاز برای پوشش هزینه‌های عمرانی و جاری، برای نماینده خزانه در استان، اختصاص می‌یابد.

تنخواه گردان حسابداری: به مقدار اعتباری اطلاق می‌شود که توسط خزانه و نمایندگی خزانه استان به ذی‌حساب اختصاص می‌یابد.

تنخواه گردان پرداخت: مبلغی از تنخواه گردان حسابداری را شامل می‌شود که توسط ذی‌حساب، پس از تأیید از سوی وزیر یا رئیس دستگاه، به مسئولان مجاز اختصاص می‌یابد.

مطالعه بیشتر: لزوم وجود تنخواه گردان در یک کسب و کار موفق

اصول حسابداری دولتی چیست؟

اصول به مجموعه‌ای از قوانین عمومی اطلاق می‌شود که به عنوان راهنمای علمی حسابداران در ثبت و نگهداری حساب‌ها و تنظیم گزارش‌های مالی مورد استفاده قرار می‌گیرد.

اصول متداول حسابداری دولتی، یک مجموعه از فرضیات اساسی، استانداردها، نظریه‌ها، معیارها و قوانین کلی و عملی است که بر انجام، ثبت، طبقه‌بندی و خلاصه‌سازی فعالیت‌های مالی و تهیه صورت‌های مالی سازمان‌های دولتی حاکم و نظارت می‌نماید.

این اصول پس از انجام مطالعات علمی و فنی، بازبینی‌ها توسط کمیته‌ها، شوراها و انجمن‌های حرفه‌ای بین‌المللی و نهادهای قانونی هر کشور، تدوین و پس از تصویب، جهت اجرا به سازمان‌های دولتی ابلاغ می‌شود.

اصول مذکور، مشابه اصول و معیارهای عمومی حسابداری، به دلیل ارتباط با شرایط اقتصادی، ضوابط زمانی و قوانین و مقررات مالی کشورها، همواره در حال تغییر و تحول و گام به گام در حال تکامل می‌باشند.

در حسابداری دولتی یکی از اصول اساسی حسابرسی، اصل حسابداری تعهدی است که مستلزم آن است که درآمدها و هزینه ها در زمان کسب یا وقوع، بدون توجه به زمان دریافت یا پرداخت وجه نقد، شناسایی شوند. این اصل تصویر دقیق تری از وضعیت مالی و عملکرد واحد تجاری در یک دوره خاص ارائه می دهد.

شفافیت و پاسخگویی در اصول حسابداری دولتی مورد تاکید قرار گرفته است و گزارش جامع اطلاعات مالی به ذینفعان از جمله مالیات دهندگان، شهروندان، دارندگان اوراق قرضه و نهادهای نظارتی را ضروری می کند. انطباق با الزامات قانونی و مقرراتی نیز برای اطمینان از پایبندی به محدودیت های بودجه و مسئولیت مالی بسیار مهم است.

به طور کلی، پایبندی به اصول حسابداری دولتی، مدیریت مالی، تصمیم گیری و نظارت مؤثر در نهادهای دولتی را تسهیل می کند و در نهایت به استفاده کارآمد و مسئولانه از منابع عمومی به نفع جامعه کمک می کند.

مطالعه بیشتر: حسابداری تعهدی چیست؟

ویژگی حسابدار دولتی

حسابداران دولتی نقش مهمی در حفظ شفافیت مالی و پاسخگویی در سازمان های دولتی ایفا می کنند. آن ها دارای مهارت های تحلیلی قوی، توجه به جزئیات و درک عمیق اصول حسابداری دولتی هستند. حسابداران دولتی باید استانداردهای اخلاقی سختگیرانه و مقررات قانونی را رعایت کنند.

مسئولیت های آن ها شامل بودجه بندی، حسابرسی و اطمینان از انطباق با سیاست های مالی است. مهارت های ارتباط موثر ضروری است، زیرا اغلب با بخش های مختلف و ذینفعان خارجی همکاری می کنند.

همان طور که در بالا اشاره کردیم وظیفه حسابدار دولتی ارائه گزارش هایی است که به سازمان دولتی می دهد. این گزارشات از سه منظر مورد تجزیه و تحلیل قرار می گیرد.

جامع بودن گزارشات:

گزارشات مالی علاوه بر این که باید شامل همه اطلاعات شود برای تهیه گزارشی جامع باید به موارد زیر اهمیت بیشتری دهد:

- ذکر کردن مواردی که در زمان بودجه به آن ها اشاره شد.
- موارد قابل انتشار در وب سایت های دولتی انتشار یابد
- اعداد مالی واقعی و تخمینی با هم مقایسه شود.

به موقع بودن گزارشات:

بسیاری از گزارشات مالی زمان زیادی برای اجرا دارند یک حسابدار دولتی باید همه کارها را طبق زمان بر بودن آن از تیم های حسابداری در خواست به موقع گزارشات داشته باشد و هر ماه گزارش های مالی را به موقع آماده و آن‌ها را به آخر ماه موکول نکند.

قابل استفاده بودن گزارشات

گزارشات باید به قدری جامع و کامل باشند که هم برای دولت و بودجه بندی های آینده کاربرد داشته باشد و هم برای خود سازمان قابل استفاده باشد.

فرصت های شغلی برای حسابداران دولتی

برای دانشجویان دوره حسابداری گرایش دولتی فرصت های شغلی زیادی وجود دارد که می توان از بین آن ها به حسابرس IRS ، حسابدار دولت، نماینده خزانه داری، حسابداری رسمی معتبر، مدیر مالی بانک ها و موسسات و… اشاره کرد.

مطالعه بیشتر: معرفی مسیرهای شغلی حسابداری

اهداف حسابداری دولتی

این نوع حسابداری چندین هدف حیاتی را انجام می دهد که از اهداف حسابداری بخش خصوصی متمایز است. این اهداف برای تضمین شفافیت، پاسخگویی و مدیریت مالی مسئولانه در بخش عمومی طراحی شده اند. در ادامه اهداف کلیدی این نوع حسابداری اشاره شده است:

پاسخگویی و شفافیت: یکی از اهداف اصلی ارائه گزارش دقیق و شفاف از فعالیت های مالی دولت است. این به شهروندان، سیاست گذاران و سایر ذینفعان کمک می کند تا بفهمند که چگونه بودجه عمومی تخصیص و استفاده می شود.

تخصیص منابع: حسابداری دولتی تخصیص کارآمد منابع را با ردیابی درآمدها و هزینه ها تسهیل می کند. این کار به شناسایی مناطقی که می توان منابع مالی را به نفع عموم بهینه کرد، کمک می کند.

کنترل بودجه: نقش حیاتی در کنترل بودجه ایفا می کند و تضمین می کند که هزینه های دولت با بودجه های مصوب مطابقت دارد. این هدف به جلوگیری از هزینه‌های بیش از حد کمک می‌کند و نظم مالی را ارتقا می‌دهد.

اجرای سیاست: حسابداری دولتی از اجرای سیاست های عمومی با ارائه داده های مالی برای ارزیابی اثربخشی برنامه ها و ابتکارات حمایت می کند. این کار به ارزیابی اینکه آیا بودجه عمومی برای دستیابی به اهداف مورد نظر استفاده می شود یا خیر کمک می کند.

پشتیبانی تصمیم گیری: اطلاعات مالی قابل اعتمادی را برای تصمیم گیری مقامات دولتی ارائه می دهد. این هدف تضمین می کند که تصمیمات آگاهانه برای رسیدگی به چالش های اقتصادی، اجتماعی و سایر چالش های پیش روی بخش عمومی اتخاذ می شود.

برنامه ریزی بلند مدت: این نوع حسابداری با پیش بینی نیازهای مالی و ارزیابی پایداری برنامه های دولت در طول زمان به برنامه ریزی بلندمدت کمک می کند.

به طور خلاصه، اهداف حسابداری دولتی فراتر از ثبت سوابق مالی است و شامل شفافیت، پاسخگویی و مدیریت مالی مؤثر به نفع عموم و رفاه کلی ملت است.

تفاوت حسابداری مالی با حسابداری دولتی

در حسابداری دولتی علاوه بر داشتن مهارت در حسابداری تکمیلی باید بتواند امور تشخیص حساب ها، تنظیم اسناد مالی، بودجه، عملیات حسابداری سپرده ها، بانک و تهیه صورت مقادیر، بستن حساب ها، تهیه انواع صورت های مالی در موسسات دولتی، تهیه لایحه تفریق بودجه و… را انجام دهد.

تفاوت حسابداری بازرگانی و حسابداری دولتی

برخلاف وجود شباهت های زیادی که حسابداری دولتی با حسابداری بازرگانی دارد به همان میزان تفاوت های زیادی باهم دارند. از جمله این تفاوت ها می توان به موارد زیر اشاره کرد:

- تفاوت در اهداف و وظایف سازمان های دولتی و موسسات بازرگانی
- تفاوت حساب ها و صورت های مالی سازمان های دولتی با موسسات بازرگانی
- تفاوت در اجرای قوانین و مقررات
- تفاوت در حساب های مستقل
- تفاوت در مبنای حسابداری

مطالعه بیشتر: آشنایی با حسابداری شرکت های بازرگانی

نرم افزار حسابداری سیستم دولتی

یکی از اجزای اصلی سیستم نرم افزاری هر موسسه یا سازمانی نرم افزار حسابداری مالی می باشد. از خصوصیات نرم افزارهای حسابداری به سهولت در عمل، قابل اعتماد، پشتیبانی از داده ها و پیاده سازی آن‌ ها می توان اشاره کرد.

ضرورت استفاده از نرم افزار حسابداری دولتی

نرم‌افزارهای اداری و مالی به سازمان‌ های دولتی کمک می ‌کنند تا با کیفیت بهتر و دقت بیشتری معیارهای تکریم ارباب رجوع، مدیریت دخل و خرج، رعایت استانداردهای حسابداری دولتی، مدیریت قراردادهای پیمانکاری و مناقصات، شفافیت، پاسخ‌گویی، نگهداشت نیروی انسانی را مدنظر قرار دهند. برای مثال نرم‌افزار دارایی ‌هایی ثابت یا نرم‌افزار خزانه ‌داری به مدیریت امور مالی سازمان ‌های دولتی و بهبود شاخص ‌های شفافیت کمک شایانی می ‌کند.

مطالعه بیشتر: آشنایی با انواع و کاربردهای نرم افزارهای حسابداری

کاربرد نرم افزار حسابداری دولتی

استفاده از نرم‌افزار حسابداری دولتی در سازمان های دولتی می تواند عملکردهای بودجه‌ریزی، تصمیم‌گیری درباره بودجه، مدیریت پرداخت حقوق و دستمزد، صورت‌حساب و… را انجام دهد.

نرم‌افزار حسابداری دولتی چه مزیت‌ هایی دارد؟

- اطلاعات سازمان های دولتی را به‌صورت جامع، کامل و دقیق در اختیار مدیران دولتی و صاحبان سازمان قرار می‌دهد.
- زمینه ‌های هزینه ‌ای و خرج‌ کرد را بر اساس اطلاعات مورد نیاز نشان می ‌دهد.
- مشخص شدن میزان درآمدهای وصول نشده طی هر دوره مالی و برنامه‌ریزی برای وصول آن.
- اطلاعات جامع از درآمدها و هزینه‌ های هر دوره
- ارائه درآمد و هزینه ‌ها به‌صورت دقیق و مقایسه آن با هر دوره از هزینه و درآمدها.
- ثبت و محاسبه استهلاک‌ ها

در سال‌های اخیر نرم افزارهای مالی و حسابداری به دلیل به روزشدن در امکانات توسعه زیادی یافته است و در حال حاضر ابزاری موثر برای کنترل حساب‌های مالی کسب ‌و کارها محسوب می‌شود. نرم افزار حسابداری مالی کاوش فردا با توجه به نیازهای متنوع و گسترده کسب و کارهای مختلف با طراحی محیط کاربری ساده و پیاده سازی و ارائه مجموعه نرم افزارهای حسابداری، مالی، اداری و مدیریتی و همچنین نرم افزارهای حسابداری پیمانکاری، ساختمانی، پروژه ای، بیمه و… با در نظر گرفتن همه بخش های مورد نیاز برای ثبت داده های مالی در مشاغل مختلف در ثبت اسناد به حسابداران کمک شایانی می‌کند.

از ویژگی های بارز محصولات مجموعه نرم افزاری کاوش فردا می توان به تهیه گزارش ‌های مالیاتی، کاربری ساده، محیط جذاب و کاربرپسند، نرم افزار ایمن و دقیق گزارش دهی دوره ‌ای، آموزش و پشتیبانی رایگان، در دسترس بودن اظهارنامه‌ های مالیاتی، تهیه و تنظیم گزارش ‌های فصلی از شرایط مالیاتی شرکت و ارائه به مدیران، تهیه و تنظیم دفاتر کل، روزنامه و سایر دفاتر قانونی شرکت، تهیه و تنظیم اظهارنامه عملکرد و… اشاره کرد.

حسابداری دولتی مجموعه ای از کارهایی است که در آن، حسابدار دولتی اسناد مالی را برای ارائه به دولت بررسی می‌ کند. اولین ابزار عملیاتی برای یک حسابدار، تسلط کامل به یکی از نرم افزارهای حسابداری است. انتخاب نرم افزاری که در آن با اتکا به اصول حسابداری، ارتباط کاملی بین اسناد و گزارشات برقرار شود اهمیت بالایی دارد چرا که حسابدار باید بتواند در هر زمانی فارغ از دولتی و یا خصوصی بودنش به کارفرمای خود گزارشات مالی را ارائه داده و خروجی های لازم را فراهم نماید.