نرم افزار حسابداری یکپارچه نوعی از نرم افزار با قابلیت های گسترده است که در این مقاله به معرفی آن خواهیم پرداخت. نرم افزارها ابزارهایی برای انجام امور با دقت و سرعت بیشتر هستند، اما گاهی، کار کردن با برخی از نرم افزارها نه تنها امور را سریع تر و بهتر از گذشته نمی کند، بلکه احتمال خطا و پایین آمدن سرعت انجام کار را نیز بیشتر می کنند. تجربه کاربری این نرم افزارها گاهی اینقدر امور را پیچیده می کند که افراد ترجیح دهند از کاغذ و خودکار خود استفاده کنند و از پیچیدگی های یک نرم افزار خود را دور نگهدارند. اما همین افراد اگر از نرم افزار حسابداری یکپارچه با امتیاز کاربری بالا، نظیر نرم افزارهای تخصصی حسابداری کاوش استفاده نمایند نه تنها از سرعت و دقت امور حسابداری خود لذت می برند بلکه در مدت زمانی کوتاه شاهد افزایش بهره وری مجموعه خود؛ در نتیجه افزایش نظم و سرعت در امور حسابداری خود خواهند بود.
مطالعه بیشتر: آشنایی با انواع و امکانات نرم افزارهای حسابداری کاوش
مقدمه
حسابداری، همانند قلب تپنده برای هر مجموعه فعال اقتصادی است. تا زمانی که چرخ دنده های این بخش مهم منظم به کار خود ادامه دهند، مجموعه می تواند به حیات خود ادامه دهد. اما همه ما خوب می دانیم که بدون حسابداری دیر یا زود فعالیت ها دچار مشکلات جبران ناپذیری خواهند شد؛ لذا مدیران در پی یافتن ابزاری برای بالابردن دقت و نظم این چرخ دنده ها هستند. امروزه بهترین و مدرن ترین ابزار حسابداری، نرم افزارها هستند. تعدد نرم افزارها گاهی منجر به گیج شدن کاربران می شود، اما لازم است بدانید برای انتخاب یک نرم افزار باید با ویژگی های بهترین نرم افزار حسابداری آشنایی کامل داشته باشید. یکی از این ویژگی ها یکپارچگی نرم افزار است. ویژگی ای که در این مقاله مفصلا به توضیح آن خواهیم پرداخت.
تعریف نرم افزار حسابداری یکپارچه
یکپارچه بودن نرم افزار حسابداری به این معنا است که تمامی اطلاعات بخش های اصلی و فرعی نرم افزار به هم متصل اند. اتصال بخش های اصلی و فرعی نرم افزار را با مثالی بیشتر توضیح خواهیم داد. تصور کنید که شما قصد وارد کردن مبلغی به عنوان هزینه دارید. هنگامی که از نرم افزار حسابداری عادی استفاده می کنید همانند زمانی که از حسابداری سنتی استفاده می کنید این گزارش را باید در قسمت های مختلف ثبت کنید. اما در صورتی که از نرم افزار حسابداری یکپارچه کاوش استفاده نمایید به محض وارد کردن گزارش در قسمت هزینه ها به صورت اتوماتیک این گزارش در بخش های مربوط به آن ثبت خواهد شد. در نتیجه نیازی نیست هر تراکنش به صورت جداگانه در دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر معین، حساب های پرداختی ، صورت حساب ها و... ثبت شود.
راه اندازی یک سیستم مالی یکپارچه
سیستم مالی یکپارچه به این معنا است که تمامی گزارش ها با یکدیگر هماهنگ باشند. این ایده آل همه تیم های حسابداری در مجموعه های بزرگ و کوچک است که عموما به دلیل بروز خطا های انسانی و زمان بر بودن کمتر اتفاق می افتد و یا حتی گاهی پس از بررسی ها مشاهده خواهیم کرد، افرادی که مدعی سیستم حسابداری یکپارچه هستند، سیستم آن ها با خطاهایی مواجه است. در نتیجه دستیابی به این مهم امکان پذیر نیست مگر با استفاده از ابزارهای قدرتمندی همچون نرم افزار حسابداری یکپارچه.
استفاده از نرم افزار حسابداری یکپارچه
برای بهره مندی از یک نرم افزار حسابداری یکپارچه ابتدا باید بدانید که کارکرد این ابزار بر چه اساسی است و البته باید بدانید که نرم افزار چگونه امنیت اطلاعاتی که وارد آن می شود را تامین می کند. اساس کار نرم افزارهای مختلف از جمله نرم افزار حسابداری هوش مصنوعی و البته برنامه نویسی است. این هوش مصنوعی و برنامه نویسان هستند که با بهره مندی از نظرات حسابداران اساس کار نرم افزارهای حسابداری را طراح ریزی و اجرا می کنند. از آنجایی که امنیت اطلاعات از اهمیت بالایی برخوردار است، هر شرکت ارائه دهنده نرم افزار به نحوی با این چالش رو به رو شده است و سعی در برطرف کردن آن نموده است. مجموعه کاوش این چالش را با طراحی یک قفل سخت افزاری بر طرف نموده است. قفل سخت افزاری به صورت غیر مستقیم امنیت اطلاعات شما را تامین خواهد کرد و البته استفاده از سیستم کلودینگ در کنار این قفل خیال کاربران را بیش از پیش از بابت امنیت و ذخیره سازی اطلاعات راحت می کند.
مزایا استفاده از نرم افزار حسابداری یکپارچه
هنگامی که از نرم افزار حسابداری یکپارچه سخن می گوییم، اشاره به مزایای استفاده از این نوع نرم افزار داریم که در این قسمت یه بیان این مزایا خواهیم پرداخت.
تسریع فرایند حسابداری
مجموعه فعالیت هایی که باید برای حسابداری یک مجموعه انجام شود بسیار گستره و پیچیده است به همین دلیل انجام همه امور نیاز به زمان قابل توجهی دارد. با استفاده از نرم افزار حسابداری یکپارچه این مشکل از سر راه شما برداشته خواهد شد و با حذف بخش بزرگی از این کارها امور حسابداری مجموعه شما با سرعت بیشتری پیش خواهد رفت.
افزایش دقت
افزایش دقت امور حسابداری افراد و مجموعه هایی که از نرم افزار حسابداری یکپارچه استفاده می نمایند به طور محسوسی افزایش یافته است. این افزایش دقت ناشی از حذف مراحل اضافی است. چرا که اگر نیاز بود هر تراکنش بارها در قسمت های مختلف توسط انسان ثبت شود، امکان ثبت اشتباه بسیار بالا می رفت و همین موضوع به طور ناخواسته دقت محاسبات را کاهش می داد.
دسترسی در لحظه به کلیه اطلاعات
دسترسی به اطلاعات حسابداری در هر زمان و هر مکانی برای مدیران بسیار حائز اهمیت است. این امکان برای مدیرانی که از سیستم حسابداری سنتی استفاده می کردند قابل دسترسی نبود، چرا که حسابدار به صورت دوره ای تمام اطلاعات را در اختیار آن ها قرار می داد و در صورت بروز خطا و مشکل عموما افراد دیرتر از موعد و یا در لحظات حساس متوجه آن می شدند. اما زمانی که شما به عنوان مدیر مجموعه از نرم فزار حسابداری یکپارچه استفاده نمایید می توانید به راحتی در هر زمان و مکانی به اطلاعات حسابداری مجموعه خود دسترسی داشته باشید و تصمیمات خود را بر اساس گزارش های ثبت شده اتخاذ نمایید.
تعیین مقدار نقدینگی
با وارد کردن هزینه ها، قبوض، مبالغ چک ها و بدهی ها در نرم فزار حسابداری یکپارچه و تایین زمان پرداخت، نرم افزار به شما اعلام خواهد کرد که در هر زمان به چه مقدار نقدینگی نیاز خواهید داشت.
تشخیص نرم افزار حسابداری یکپارچه مناسب
نرم افزاری مناسب و ایده آل مجموعه شما است که باری از دوش شما بردارد. این نرم افزار باید بر اساس تجربه کاربری و رابط کاربری استاندارد و خلاقانه ای تولید شده باشد، سریع و دقیق عمل کند، قیمت آن ارزان و متناسب با خدمات ارائه شده باشد، به صورت اختصاصی برای کسب و کار شما طراحی شده باشد، پشتیبانی منظم و به روز داشته باشد، شما را نسبت به استفاده از اسناد فیزیکی بی نیاز کند. یافتن تمامی این ویژگی ها به صورت همزمان در یک نرم افزار کار بسیار دشواری است اما غیر ممکن نیست، شما با انتخاب محصولات متنوع مجموعه نرم افزاری حسابداری کاوش فردا به صورت همزمان می توانید از تمامی این خدمات و امکانات بهره مند شوید و بهره وری مجموعه خود را چند برابر کنید. برای سفارش نرم افزار حسابداری اختصاصی خود از مجموعه نرم افزاری حسابداری کاوش با کارشناسان ما در تماس باشید.
سخن آخر
مزایای بیشماری برای نرم افزار حسابداری یکپارچه برشمارده می شود که ما تنها برخی از آن ها در این مقاله بازگو کردیم. برای کسب اطلاعات بیشتر پیرامون نر افزارهای حسابداری بخش مقالات وب سایت کاوش را مطالع بفرمایید.