لزوم وجود تنخواه گردان در یک کسب و کار موفق

تنخواه گردان به کسی گفته می شود که مقدار پول مشخصی را در اختیار دارد و باید با توجه به قوانین مالی از این وجوه برای امورات سازمان یا شرکت استفاده کند. تنخواه گردان حق ندارد که از این حساب برای منافع شخصی بهره ببرد. فردی که به عنوان تنخواه گردان معرفی می شود باید اسناد و مدارک مربوط به هزینه ها را به شرکت و امور مالی ارائه نماید. این فرد باید در همه امور صادق باشد.

در بسیاری از شرکت ها کارپرداز یا مامور خرید به عنوان تنخواه دار معرفی می گردد و مدیر مالی از منابع مالی شرکت وجوهی را در اختیار او قرار می دهد. این کار با تایید مدیر عامل انجام می شود. در بسیاری از شرکت ها به صورت هفتگی هزینه ها محاسبه شده و وجوه در اختیار تنخواه دار قرار می گیرد. امروزه نرم افزار های حسابداری بسیاری برای مدیریت تنخواه طراحی شده اند، در این میان نرم افزار های حسابداری کاوش علاوه بر مدیریت امور تنخواه گردانی امور تخصصی حسابداری مجموعه شما را با سرعت و دقت انجام می دهند و همچنین امکان دسترسی چند فرد به صورت همزمان با امنیت بالا را فراهم می نماید. در این گفتار به صحبت پیرامون تخواه و معرفی بیشتر این نرم افزار ها خواهیم پرداخت.

مطالعه بیشتر: آشنایی با امکانات و انواع نرم افزارهای حسابداری کاوش

تنخواه چیست؟

در بسیاری از شرکت های برای اینکه فرآیند خرید سریع تر انجام شود و هزینه های ضروری که در شرکت نیاز است انجام شود وجوه نقدی توسط واحد مالی شرکت به افراد واجد شرایط سپرده می شود تا مخارج نسبتا کوچک را از این طریق انجام دهند. مثلا ممکن است فردی در شرکت موظف باشد به صورت روزانه یا هفتگی بسته ‌هایی را از طریق پست ارسال کند. نکته ای که ضروری است بدانید این است که افراد شرکت باید از وظایف تنخواه گردان آگاهی یابند. مقدار تنخواه را برآوردی که حسابدار و تنخواه دار از هزینه ها انجام می دهد تعیین می کند.

مهمترین اهداف در تنخواه حسابداری چیست؟

مهم ترین اهدافی که برای ایجاد حساب تنخواه علاوه بر وظایف تنخواه گردان ها ایجاد می شود شامل موارد زیر می باشد:

• پرداخت آسان و سریع هزینه‌ها: یکی از وظایف تنخواه گردان ها این است که پرداخت ها و ثبت آن ها را با دقت زیادی انجام دهند. با کمک تنخواه می توان هزینه ‌های جاری و جزئی شرکت را با سرعت و دقت بیشتری انجام داد. از دیگر اهداف می توان به پرداخت های مهم و ضروری که قابلیت دسترسی به امکانات بانکی جهت پرداخت آن‌ها وجود ندارد استفاده کرد.
• کاهش حجم عملیات ‌های حسابداری: همان طور که در بالا اشاره شد استفاده از تنخواه علاوه بر این که کمک می کند که حجم عملیات‌های پرداخت کاهش یابد موجب می شود در پی آن حجم عملیات حسابداری در یک مجموعه هم کاهش یابد.
• کنترل وجوه نقد مجموعه: از جمله اهداف و وظایف تنخواه گردان کنترل کردن وجوه نقدی برای هزینه ‌های جزئی و نقدی شرکت است که این امر موضوع مهمی است و مدیریت کردن آن با استفاده از حساب تنخواه گردان بسیار آسان می‌شود.

مطالعه بیشتر: 6 دلیل نیاز شرکت ها به نرم افزارهای حسابداری

ویژگی های تنخواه دار

• این فرد باید از بین کارکنان رسمی شرکت انتخاب شود.
• حداقل مدرک تحصیلی تنخواه دار باید دیپلم باشد.
• توانایی لازم برای انجام دادن کارهای مربوطه را داشته باشد و صادق باشد.
• تجربه کافی در زمینه تنخواه داری و یا کارپردازی داشته باشد.

مسئولیت های مربوط به تنخواه دار چیست؟

• فرد مورد نظر باید برای هر هزینه ابتدا از سوی مقام مربوط اجازه کسب کند.
• اعتبار لازم را برای انجام دادن خرید مورد نظر اخذ نماید.
• مدارک و مستندات مربوط به هزینه را به حسابداری تحویل دهد.
• در پایان سال مالی وجوه مصرف نشده در تنخواه را به امور مالی برگرداند.
• عملیات مربوط به تنخواه داری را به صورت منظم و با تاریخ در دفتری ثبت نماید.
• مراکز هزینه را مشخص نموده و اسناد آن را تنظیم نماید.

به طور کلی تنخواه دار باید هزینه های روزانه را در لیستی به ترتیب تاریخ در اختیار واحد مالی قرار دهد تا بررسی های لازم بر روی آن انجام شود. اگر تنخواه دار وجه کافی برای خرید در اختیار ندارد نباید خرید را به صورت نسیه انجام دهد. به طور کلی این فرد باید قوانین و مقررات تجارت را رعایت نماید. اگر از سوی تنخواه دار هزینه هایی انجام شده اما امور مالی آن را تایید نکرده باشد این اسناد به عنوان اسناد واخواهی شناخته می شود و رفع آن به عهده تنخواه گردان است. به طور کلی همه اسنادی که تنها خواه دار آماده می کند باید امضای مدیر عامل، مدیر پروژه و خود شخص را داشته باشد. در صورتی که هر فرد تاییدیه خود را به شخص دیگری داده باشد از نظر امضا مانعی وجود ندارد.

فواید تنخواه گردانی در یک سازمان

• با این روش پرداخت وجوه جزئی به افراد با سرعت بیشتری انجام می شود.
• تشریفات در پرداخت ها حذف می شود.
• عملیات انجام شده توسط واحد حسابداری کمتر می شود.
• کنترل و رسیدگی به پرداخت ها با تمرکز بیشتری انجام می گیرد.

باید در نظر داشت که در تنخواه گردانی هدف از پرداخت مشخص باشد. خرید و یا پرداخت توسط مدیر مربوطه تایید شده باشد. به صورت منظم پرداخت های تنخواه گردان مورد بررسی قرار گرفته و در بازه های زمانی مشخص مورد نظارت قرار بگیرد.

حد مجاز اولیه و ثانویه در تنخواه گردانی به چه معناست؟

اگر فرد تنخواه گردان وجوهی را بدون تاییدیه مدیر خود پرداخت نماید به آن مقدار از وجه حد مجاز اولیه می گویند و اگر به تایید مدیر احتیاج داشته باشد آن مقدار حد مجاز ثانویه است.

نکات مهم برای مدیریت تنخواه

به دلیل پرداخت های نقدی در تنخواه گردانی باید کنترل اساسی بر روی پرداخت انجام شود. زیرا بسیاری از سوء استفاده های مالی در این بخش صورت می گیرد. در هر سازمان با توجه به ضرورت باید تنخواه گردانی صورت گیرد. فقط در زمانی وجه برای افراد واریز گردد که صلاحیت فرد مورد تایید قرار گرفته باشد.

انواع تنخواه گردان

• تنخواه گردان خزانه
• تنخواه گردان استان
• تنخواه گردان پرداخت

تنخواه گردان ثابت چیست؟

هنگامی که وجوهی به حساب تنخواه گردان واریز می شود آن حساب بدهکار می گردد و پس از دوره مشخصی ثبت معکوس برای آن انجام می گردد و ثبت هر هزینه ای که انجام شده است زده می شود. این روش در سازمان ها و شرکت ها بزرگ مورد استفاده قرار می گیرد.

تنخواه گردان متغیر چیست؟

 در این روش هنگامی که هزینه انجام شد و اسناد آن ارائه گشت ثبت تنخواه زده می شود و تنخواه بستانکار می شود و برای  هزینه های آینده شارژ مجدد انجام می گردد.

وظایف تنخواه گردان

تنخواه گردان باید به طور کلی تسلط کافی به تنخواه داری داشته باشد. لیست هزینه ها را در موقع مشخص به واحد حسابداری و امور مالی تحویل دهد. هزینه ها را طبق دستورالعمل های مشخص انجام دهد. فاکتور و مدارک مورد نیاز را از فروشندگانی که از آن ها خرید انجام می دهد دریافت نماید. لیست های تنخواه گردانی را به موقع تکمیل و تحویل نماید.

در چه مواردی باید تنخواه گردان هزینه ها را انجام دهد

به طور کلی در شرکت های مختلف و با توجه به بزرگی و کوچکی آن هزینه هایی که تنخواه دار انجام می دهد متفاوت می باشد. در بسیاری از شرکت ها خرید لوازم تحریر مانند کاغذ و خودکار، خرید وسایل تزیینی توسط این شخص انجام می شود. پرداخت به کارمندان به ازای هزینه های کوچکی که از حساب خود انجام داده اند مانند هزینه صبحانه با استفاده از تنخواه صورت می گیرد.

وظیفه نظارت بر تنخواه به عهده صندوقدار یا امور مالی می باشد. اگر در سازمان بزرگ این کار انجام شود ممکن است هر بخش یک صندوق مخصوص به خود و صندوقدار مشخص داشته باشد.

رسیدگی به امرو تنخواه گردانی

عموماً رسیدگی به عملیات تنخواه داری به دو صورت انجام می شود. در روش اول ابتدا مقدار مشخصی پول به حساب تنخواه دار واریز می شود و خریدهای لازم برای شرکت انجام شده و فاکتورها به حسابداری ارائه می شود. سپس حسابدار وجوه موردنظر را از مبلغی که برای تنخواه دار واریز شده است کسر می کند.

در روش دوم ابتدا تنخواه دار از حساب شخصی خود پرداخت ها را انجام می دهد. سپس مدارک مربوط به آن را به حسابداری ارائه می نماید. واحد حسابداری بعد از انجام بررسی های لازم،  وجوه مربوطه را به حساب فرد واریز می کند. البته در مواردی تنخواه گردان ممکن است فاکتورها را گم کرده باشد و همین موضوع سبب بروز مشکل خواهد شد. این در حالی است که اگر اسناد و فاکتور ها به محض صدور در اختیار بخش مالی و حسابداری مجموعه قرار بگیرد از بروز این مشکلات جلوگیری به عمل خواهد آمد. نرم افزار های حسابداری کاوش این مشکلات را برطرف نموده اند و تنخواه گردان می تواند به محض خرید فاکتور را در نرم افزار حسابداری خود بارگذاری کند. این مهم سبب نظم بیشتر در امور حسابداری خواهد شد.

رسید تنخواه

در یک رسید تنخواه باید هزینه های صورت گرفته به صورت مشخص و دقیق ثبت شود. نام فروشگاه یا مرکز خرید باید در رسید موجود باشد. امضاء تنخواه گردان و واحد مالی در پایان رسید لازم است. رسید تنخواه باید دارای تاریخ فاکتور، شناسه اقتصادی و شماره سریال باشد. در یک رسید تنخواه نباید خط خوردگی وجود داشته باشد.

یکی از وظایف تنخواه گردان ها این است که رسید خریدهای انجام شده را به حسابدار تحویل دهد تا حسابدار در جریان باشد که چه مبلغی تنخواه دار هزینه کرده است. در این جا وظیفه حسابدار این است که مبالغ هزینه شده را به صورت دقیق ذکر کند. همچنین باید تاریخ هزینه و طرف هزینه ای که در قبال دریافت کالا یا خدمت به آن هزینه پرداخت شده در رسید قید شود و در نهایت رسید توسط تنخواه دار و مدیر حسابداری مجموعه امضا می شود.

برخی از حسابداران برای رسمی تر شدن رسید تنخواه، در رسید شناسه اقتصادی، کد ملی، شناسه خریدار، تاریخ فاکتور و شماره سریال نیز ثبت می کنند.

در صورتی که رسید هیچ یک از موارد اشاره شده در بالا را نداشته باشد یا رسید خدشه دار و پاره باشد اعتبار رسمی نداشته و در بایگانی ثبت نمی شود. از اسناد مربوطه تنخواه می توان به برگ پرداخت تنخواه گردان، فرم مجوز ایجاد تنخواه گردان، فهرست صورت هزینه‌های تنخواه گردان اشاره کرد.

مطالعه بیشتر: معنی، اصول و چرایی اهمیت حسابداری مالی

دلیل بستن حساب تنخواه گردان چیست؟

یکی از راه هایی که باعث برداشتن بار سنگین از وظایف تنخواه گردان ها می شود بستن حساب تنخواه گردان ها است. همان طور که می دانیم حساب تنخواه جزء حساب ‌های دائمی است و باید مانده آن در پایان سال مالی به سال بعد منتقل شود؛ به همین جهت، حسابداران مانده این حساب را در پایان سال مالی طی سند اختتامیه با حساب «تراز افتتاحیه واختتامیه» صفر می کنند، و همان مبلغ مانده را طی سند افتتاحیه به سال بعدی انتقال داده می شود.

رخی حسابداران ترجیح می دهند مانده تنخواه از حساب تنخواه گردان ها را صفر کنند و همه مبلغ تنخواه را به حساب بانکی شرکت انتقال داده و در سال بعد مبلغی را به تنخواهدار مجدد پرداخت می کنند.

مطالعه بیشتر: نکات عملیات بستن و انتقال حساب در نرم افزار حسابداری چیست؟

نرم افزار حسابداری و تنخواه گردانی

تنخواه گردان ها عموما برای تهیه اقلام مختلف بخشی از کار خود را در بازار و خارج از مجموعه انجام می دهند و هنگام بازگشت ممکن است کارمندان بخش حسابداری برای تحویل گرفتن اسناد و فاکتورها در دسترس نباشند این اتفاق اینقدر متداول است که اکثرا زمانی را مشخص می کنند تا حسابدار و تنخواه گردان هر دو حضور داشته باشند. در این جلسه تنخواه گردان باید تمامی فاکتورها و رسیدها را به مسئول امور مالی تحویل دهد اما اغلب اوقات ممکن است رسید و یا فاکتوری گم شده باشد و این مشکلی دیرینه میان حسابداران و تنخواه گردانان است. اما در صورتی که مجموعه شما از نرم افزار حسابداری و پیمانکاری کاوش استفاده نماید می تواند با امکان تعیین دسترسی به تنخواه گردان امکان آپلود تصاویر مدارک و فاکتور ها را در لحظه برای تنخواه گردان فراهم نماید و البته این فرد می تواند با امکانات دیگر این نرم افزار امور خود را بهتر و با سرعت بیشتری انجام دهد. دقت داشته باشید که تعیین حق دسترسی برای افراد مختلف باید با اجازه مدیر مجموعه باشد و البته می توان به افراد به میزان متفاوت دسترسی داد. برای کسب اطلاعات بیشتر می توانید با کارشناسان مجموعه نرم افزاری کاوش در تماس باشید.

سخن آخر

تنخواه گردانی حرفه ای پر دردسر است که دردسرهای آن را می توان با استفاده از ابزار هایی قدرتمند نظیر نرم افزار حسابداری کاوش کم کرد و از این حرفه لذت برد.