انتقال حساب ها به سال مالی جدید یکی از راه کارهای موثر برای بهینه کردن عملکرد کسب و کار شما است که در پایان هر دوره مالی -عموما یک ساله- انجام می شود. قبل از هر چیز بهتر است با معنا و مفهوم دوره مالی آشنا شوید. دوره مالی در هر مجموعه فعال تعاریف مختلفی دارد و مدت زمان این دوره نسبت به نظر صاحبین شرکت متفاوت است. به عنوان مثال این دوره می تواند سه ماهه، شش ماهه و یا بیشتر باشد. دوره مالی در اکثر مجموعه ها یک ساله تعریف می شود، به همین دلیل به آن سال مالی می گویند. در پایان سال مالی حساب ها، برای نظم بخشیدن به امور مالی مجموعه و البته بر اساس قوانین و قواعدی مشخص به سال بعد منتقل می شود. این مهم باید توسط تیم حسابداری متشکل از حسابداران زبده و یا یک نرم افزار حسابداری پیشرفته و دقیق انجام شود، چرا که در غیر این صورت نه تنها امور حسابداری منظم نخواهد شد بلکه در سال مالی جدید در حساب ها با اعداد و ارقامی رو به رو خواهید شد که مشخص شدن مبدا آن ها بسیار دشوار است. در این مقاله از مجموعه مقالات مجموعه نرم افزاری حسابداری کاوش به صحبت پیرامون انتقال حساب ها به سال مالی جدید سخن خواهیم گفت.
مطالعه بیشتر: آشنایی با انواع و امکانات نرم افزارهای حسابداری
مقدمه
حسابداری هر مجموعه از واجباتی است که بدون آن حیات مالی مجموعه در خطر خواهد بود، لذا پیشنهاد می شود صاحبین کسب و کار از ابتدا شروع به کار به بخش حسابداری توجه ویژه ای داشته باشند. به این منظور صاحبین کسب و کار دو راه پیش رو دارند. راه اول استخدام یک تیم حسابدار حرفه ای است تا به صورت مستمر حساب های شرکت مستند شود و حسابداری مجموعه به روز باشد که قطعا هزینه زیادی برای مدیر و یا مدیران مجموعه در پی خواهد داشت و راه دوم استفاده از یک نرم افزار حسابداری یکپارچه است. نرم افزاری نظیر نرم افزار حسابداری کاوش که هم کدینگ شده است و هم حسابداری را به صورت یکپارچه انجام می دهد، می تواند درتمامی بخش ها با سرعت و دقت امور حسابداری مجموعه شما را با هزینه ای بسیار کمتر از هزینه استخدام یک تیم حسابداری، بسیار دقیق و منظم انجام دهد.
مطالعه بیشتر: نرم افزار حسابداری یکپارچه چیست ؟
مراحل انتقال حساب ها به سال مالی جدید
همانطور که بیان شد انتقال حساب ها به سال مالی جدید اصول و قاعده ای دارد که هر ساله باید با توجه به آن ها حساب های یک مجموعه را بررسی نمود و بعد از طی کردن مراحلی آن ها را به سال مالی جدید منتقل نمود. هنگامی که بخواهیم این عملیات را به صورت دستی و توسط حسابدار و یا حسابداران مجموعه انجام دهیم، باید زمان قابل توجهی را به آن اختصاص دهیم این در حالی است که یک نرم افزار حسابداری به صورت خودکار و با استفاده از هوش مصنوعی خود، می تواند تمامی این امور را در مدت زمانی بسیار کم به صورت دقیق انجام دهد. مراحل انتقال حساب ها به سال مالی جدید عبارت است از:
- بررسی حساب های شرکت و یا مجموعه برای بر طرف نمودن ایرادات احتمالی
- بررسی حساب مشتریان و فروشندگان برای برطرف نمودن هرگونه عدم مغایرت با دفاتر حسابداری و اسناد موجود
- کنترل کلیه اسناد، مدارک و چک های موجود در صندوق مجموعه
- کنترل حساب و موجودی صندوق و تنخواه ها
- بستن حساب تنخواه ها
- محاسبه مبلغ حقوقی که باید در آخرین ماه به پرسنل پرداخت شود
- محاسبه عیدی، پاداش و مواردی از این قبیل
- انبارگردانی پایان دوره و انجام عملیات تراز موجودی کالاها
- در نظر گرفتن هزینه های استهلاک
- تعدیل حساب های هزینه و درآمد در صورت لزوم
بستن حساب ها
هنگام انتقال حساب ها به سال مالی جدید باید تمامی حساب ها بسته شود. به این منظور ابتدا انواع حساب ها شناسایی می شود و پس از بررسی های نهایی در نهایت به دو نوع حساب دائمی و موقت خواهیم رسید. حساب های موقت بعد از محاسبه صورت های سود و زیان بسته می شوند و تنها حساب های دائمی هستند که باقی می مانند و این حساب ها هم با صادر شدن سند اختتامیه به سال بعد منتقل خواهند شد.
حساب های موقت
هنگامی که در بحث انتقال حساب ها به سال مالی جدید صحبت از حساب های موقت می شود منظور حساب درآمدها، حساب های اقلام خریداری شده، هزینه ها، فروش و تخفیفات، انواع تخفیفات، موجودی کالا اول دوره، موجودی کالا انتها دوره و انواع حساب های برگشتی اعم از خرید، فروش و ... می باشد. این حساب ها در پایان دوره بسته می شوند اما این بدان معنا نیست که مانده حساب آن ها به سال مالی بعد منتقل می شود، بلکه به این معنا است که نتایج عملیات مالی مجموعه به حساب سود و زیان و تصویه (صفر کردن) حساب درآمد و هزینه است.
حساب های دائمی
در بحث انتقال حساب ها به سال مالی جدید حساب های دائمی متفاوت از حساب های موقت هستند و این حساب ها در پایان دوره مالی تعیین شده بسته نمی شوند و همانطور که گفته شد به روش ثبت معکوس سند اختتامیه به سال بعد یا همان دوره مالی آینده منتقل می شود. حساب های دائمی شامل بدهی ها، دارایی ها، و حقوق صاحبین سهام است. این حساب ها همان حساب هایی هستند که در ترازنامه گزارش آن ها صادر می شود، زیرا آن ها بخشی از معادلات حسابداری محسوب می شوند.
یافتن راهی سریع برای انتقال حساب ها به سال مالی جدید
همانطور که بیان شد برای انتقال حساب ها به سال مالی جدید دو راه وجود دارد که بهترین راه استفاده از نرم افزار حسابداری است. مجموعه نرم افزاری حسابداری کاوش در طراحی و پیاده سازی نرم افزار های حسابداری با استفاده از علم روز دنیا و بر اساس قواعد و قوانین حسابداری پیشرو بوده و با طراحی نرم افزار هایی تخصصی در نظم بخشین به امور مالی مجموعه های بزرگ و کوچک بسیاری نقش موثر داشته است. این نرم افزار ها با استفاده از علوم حسابداری، برنامه نویسی، طراحی نرم افزار و به کار گیری هوش مصنوعی امور مالی شما را به صورت حرفه ای مدیریت می کند و شما می توانید بدون نگرانی از امکانات این نرم افزار استفاده کنید و امور مالی مجموعه خود را به بهترین نحو پیش ببرید. برای سفارش نرم افزار تخصصی کسب و کار خود می توانید با کارشناسان مجموعه نرم افزاری کاوش در تماس باشید.
سخن آخر
در این مقاله پیرامون انتقال حساب ها به سال مالی جدید صحبت کردیم و ابزاری کاربردی جهت سرعت و همچنین دقت بخشیدن به امور حسابداری معرفی نمودیم.